امروزه بیشتر سازمانها و شرکت‌ها به سمت یکپارچهسازی سیستم‌های اطلاعاتی و ارتباطی خود حرکت کرده و در این راستا به دنبال تجهیزات و ابزارهایی هستند که بهره‌وری آن‌ها را به حداکثر برساند و با کمترین هزینه، سیستم‌های اطلاعاتی آن‌ها را مترکز کند.
یکی از این بسترهای جدید برای یکپارچهسازی اطلاعات، سیستم‌های تلفنی تحت شبکه یا ویپ است که برای سازمانها و شرکت‌هایی که شعبات متعدد داشته و رضایت مشتری برای آن‌ها در اولویت قرار دارد؛ بهترین انتخاب است. در ادامه به نکات مهم و کلیدی اشاره کرده‌ایم که به شما در انتخاب و راه‌اندازی سیستم تلفنی ویپ کمک می‌کند.
ویپ چیست و چه کاربردی دارد؟
ویپ (VoIP)؛ مخفف بستری است که صدا را از طریق شبکه اینترنت منتقل می‌کند. این فناوری در ابتدا تنها محدود به انتقال صدا می‌شد اما با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی تصویر را نیز منتقل می‌کند. تلفنهای ویپ امکانات و مزایای گوناگونی در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حذف هزینه‌های جانبی
- عدم محدودیت شماره تلفن در خطوط داخلی
- انتقال تماس به شماره‌ها و دستگاه‌های مختلف هنگام عدم حضور در شرکت
- صف تماس، صندوق صوتی، منشی دیجیتال، ضبط و آرشیو مکالمات، دریافت و ارسال فکس
- امکان برقراری تماس‌های تحت شبکه اینترنت یا اینترانت
- و..
خرید و راه اندازی سیستم ویپ
راه‌اندازی یک سیستم ویپ برای هر شرکتی دو مرحله عمده دارد:
1. اولین مرحله؛
خرید تجهیزات و زیرساخت‌های سخت‌افزاری تلفن تحت شبکه مانند سرور و کابل و سیم‌کشی است
2. دومین مرحله؛
نصب و راه‌اندازی نرم‌افزاری ویپ است که شامل طراحی و ساخت مرکز تلفن می‌شود.
پیاده‌سازی این دو مرحله با توجه به نیاز و ویژگی‌های مختلف یک مجموعه متفاوت است و تلفنی که برای یک بیزینس کوچک خانگی طراحی می‌شود با تلفنی که برای یک شرکت پانصد نفره مورد استفاده قرار می‌گیرد از زمین تا آسمان تفاوت دارد.
با توجه به این موضوع پیاده‌سازی تمامی این مراحل از صفر تا صد می‌تواند برای شرکت‌ها اندکی چالش‌برانگیز و دشوار باشد. به همین خاطر برآن شدیم تا در این مقاله یک راهنمای جامع و کلی برای پیاده‌سازی مناسب تلفن تحت شبکه ارائه دهیم.
با مطالعه و اجرای این نکات کلیدی می‌توانید نیازهای شرکت یا بیزینس خود را شناسایی کرده و در حداقل زمان بهترین نتیجه را از خرید و نصب تلفنهای ویپ خود بگیرید.
یک مرکز تماس ایده‌آل راه‌اندازی کنید.
پاسخگویی به هفت سوال زیر به شما کمک می‌کند که انتخاب‌های خود را محدود کنید و با توجه به نیاز خود یک مرکز تماس ایده‌آل راه‌اندازی کنید. که در ادامه هر یک را بیشتر توضیح می‌دهیم.
- بودجه مدنظر برای خرید چه قدر است؟
- آیا پهنای باند شرکت پاسخگوی تلفن ویپ است یا نه؟
- آیا در مجموعه تجهیزات و زیرساخت‌های آنالوگ موجود است یا خیر؟
- اپراتورها و کاربرانی که قرار است از مرکز تلفن استفاده کنند چند نفر است؟
- امنیت شبکه تا چه اندازه برایم اهمیت دارد؟
- چه پروتکل‌هایی برای پشتیبانی از تلفن باید تهیه شود؟
- چه ویژگی‌های از تلفن انتظار دارم؟ (با توجه به نیاز مجموعه)
1. بودجه مدنظر برای خرید چه قدر است؟
با وجود این‌که قیمت هیچ‌گاه ملاک اصلی نیست اما به شما در انتخاب مدل تلفن و تجهیزات اضافه آن کمک می‌کند. با توجه به ویژگی‌هایی که از تلفن انتظار دارید قیمت این تلفن‌ها می‌تواند افزایش یابد. همچنین برآورد هزینه‌ها قبل از خرید در پیشگیری از ولخرجی و خرید تحت تاثیر تبلیغات از اهمیت بالایی برخوردار است.
2. آیا پهنای باند شرکت پاسخگوی تلفن ویپ است یا نه؟
از آنجایی که تلفنهای تحت شبکه وابسته به اتصالات اینترنتی هستند؛ بدون اتصال به اینترنت نمی‌توانید تماس برقرار کنید. برای راه‌اندازی ویپ در شرکت‌های بزرگ به علت افزایش تعداد تماس‌های دریافتی پهنای باند بیشتری مورد نیاز است. بررسی این موضوع قبل از خرید این مدل تلفن‌ها اهمیت زیادی دارد.
3. آیا در مجموعه تجهیزات و زیرساخت‌های آنالوگ موجود است یا خیر؟
بررسی این موضوع در خرید نوع تجهیزات مورد نیاز اهمیت دارد. اگر شما تلفن آنالوگ در شرکت دارید دیگر نیازی به خرید تلفنهای تحت شبکه ندارید بلکه با خرید یک آداپتور کم‌هزینه‌تر می‌توانید تلفن آنالوگ را به ویپ تبدیل کنید.
این آداپتور که به نام «ATA» شناخته می‌شود تلفن آنالوگ را به ویپ تبدیل کرده و از سویی دیگر توسط پورت «LAN» به شبکه «IP» متصل می‌گردد. دستگاهی به نام «IP PBX» نیز وجود دارد که تمام داخلی‌های «ATA» را به صورت یکپارچه به مرکز تلفن تحت شبکه متصل می‌کند.
4. چه تعداد اپراتور و کاربر قرار است از مرکز تلفن شما استفاده کنند؟
پاسخ به این سوال به ما کمک می‌کند که تعداد کاربران شبکه را بدانیم و تعداد پروتوکل‌ها و تجهیزاتی که باید برای آن‌ها فراهم کنیم را به درستی برآورد کنیم. این موضوع در تعیین مکان مرکز تلفن اصلی نیز دخالت داشته و هزینه‌ها را به شکل منطقی‌تری برآورد می‌کند.
5. امنیت شبکه تا چه اندازه اهمیت دارد؟
نیاز به برقراری امنیت در دنیای امروزه برای همه سیستم‌های موجود در سازمان ضروری است. برای برقراری امنیت سه مرحله برای تلفنهای تحت شبکه وجود دارد که در ادامه اختصارا به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
الف. تامین امنیت با استفاده از نرم‌افزارهای پشتیبانی کننده تحت شبکه
این مرحله از امنیت به صورت خودکار توسط سرورهای ویپ مانند الستیکس یا سیسکو انجام می‌شود. این مدل هزینه چندانی برای مجموعه در برنخواهد داشت و 30 الی 40 درصد امنیت را تامین خواهد کرد.
ب. تجهیزات سخت‌افزاری برای برقراری امنیت نوع دوم
اگر شرکت شما هم در دسته آن بیزینس‌هایی است که امنیت اطلاعات در آن از اهمیت نسبی برخوردار است و در صورت اختلال ضرر بسیاری به شرکت وارد می‌شود باید از این نوع امنیت برای مجموعه خود تهیه کنید. در این مرحله با نصب تجهیزات خاص در بستر شبکه امنیت تا 90 درصد افزایش پیدا خواهد کرد.
ج. تجهیزات امنیتی «Enterprise»
هزینه نصب و راه‌اندازی این سطح از امنیت بسیار بالا بوده و برای سازمان‌های امنیتی و بزرگ کاربرد دارد. در این مرحله علاوه بر خرید تجهیزات، بایستی از متخصصان این حوزه برای نصب کمک بگیرید زیرا هرگونه اشتباه در فرایند راه‌اندازی ضرر زیادی به مجموعه وارد خواهد کرد.
شما با توجه به نوع بیزینس و فعالیتی که انجام می‌دهید باید در چک‌لیست مقدماتی خود نوع امنیت سرور ویپ را نیز مشخص کنید.
6. چه پروتکل‌هایی برای پشتیبانی از تلفن نیاز است؟
از آنجایی که سیستم ویپ بر روی بستر شبکه فعالیت می‌کند برای انتقال اطلاعات بر روی خطوط آی‌پی نیازمند یک زبان ارتباطی هستیم که اصطلاحا پروتکل نامیده می‌شود.
حال برای افزایش کیفیت تماس شما می‌توانید سیگنال‌های صوتی را قبل از ارسال با کدک‌های خاصی فشرده کنید تا حجم تماس و پهنای باند کاهش یافته و ارتباط با سرعت بیشتری برقرار می‌شود.
با وجود این‌که اغلب تلفنهای ویپ از پروتکل «sip و کدک‌های G.711 و G.729» پشتیبانی می‌کند ولی برخی از سرویس‌های ویپ تنها از پروتکل‌های «MGCP، H.248 و کدک GSM» پشتیبانی کرده که طبیعتا هنگام خرید تلفن باید این ویژگی را مدنظر داشته باشید.
بررسی مزایای هر یک از این پروتکل‌ها و انتخاب بهترین آن‌ها متناسب با نیاز شرکت در خرید تلفن تحت شبکه ضروری است.
به طور مثال پروتکل «SIP» علاوه بر پشتیبانی از صدا، از تصویر و داده نیز پشتیبانی می‌کند. این موضوع موجب می‌شود تا شرکت‌ها از مزایای ویدئوکنفرانس، تجهیزات امنیتی، یکپارچگی با «CRM» و ... نیز برای برقراری ارتباط استفاده کنند.
7. با توجه به نیاز مجموعه از تلفن‌ها چه انتظاراتی دارم؟
در این مرحله باید چک‌لیستی با توجه به نیاز مجموعه خود تهیه کنید و هنگام خرید تلفن به این موارد آن توجه کنید. در ادامه هر یک ویژگی‌هایی را بیشتر توضیح می‌دهیم.
- دارای کاربری مورد استفاده برای مدیریت، کارشناس و پذیرش
- دارای ویژگی‌های صوتی و تصویری و قابلیت کنفرانس صوتی و تصویری.
- دارای قابلیت جابجایی و ارسال فکس، صندوق صوتی با پشتیبانی دکت، وای‌فای بیسیم و قابلیت اتصال بلوتوثی به موبایل.
- دارای قابلیت یکپارچگی با CRM و مدیریت تماس از راه دور.
کاربری مورد استفاده؛
تلفنی که شما می‌خرید باتوجه به این موضوع که تعداد تماس‌های دریافتی اپراتور در یک ساعت چندتا است و چه مدت زمانی در روز تلفن مورد استفاده قرار می‌گیرد متفاوت خواهد بود.
نکته دیگری که در این مرحله باید بررسی شود نیاز هر شخص با توجه به سمت او در سازمان است تا بسته به نوع کاربری هر اپراتور یک تلفن ویپ مناسب انتخاب شود. مثلا تلفن مورد استفاده منشی با تلفن مورد استفاده مدیر مجموعه متفاوت است.
قابلیت جابه‌جایی؛
این نوع از تلفن‌ها دارای تکنولوژی بلوتوث یا وای‌فای هستند. با قابلیت بلوتوثی می‌توانید به کمک هدفن‌های بیسیم به تلفن متصل شده و تماس برقرار کنید.
از سویی دیگر می‌توانید تلفن را به موبایل خود متصل کرده و از آن برای شماره‌گیری یا انتقال شماره‌ها استفاده کنید. قابلیت‌های ارسال فکس به ایمیل یا صندوق صوتی نیز از سایر ویژگی‌های این مدل تلفن‌ها است.
یکپارچهسازی؛
به کمک تلفن‌هایی که این قابلیت را دارند می‌توانید از راه دور تماس‌های خود را مدیریت کرده و زمان‌‌هایی که در محل کار حضور ندارید به تلفن خود دسترسی پیدا کنید.
تکنولوژی وای‌فای؛
برخی از تلفنهای تحت شبکه قابلیت اتصال به وای‌فای دارند که به وسیله آن‌ها می‌توانید قابلیت جابه‌جایی را به تلفن خود اضافه کنید.
اگر مجموعه شما دارای تلفن تحت شبکه است و می‌خواهید قابلیت وای‌فای را به آن اضافه کنید، می‌توانید از انواع مختلف Accsess point و روترهایی با قابلیت VPN استفاده کنید.
قابلیت PEO
تلفن‌هایی با قابلیت PEO می‌توانند در صورت قطعی برق به کار خود ادامه دهند.
بنابراین اگر در مجموعه شما پاسخگویی مداوم از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است این ویژگی را هنگام خرید تلفن مدنظر داشته باشید.
در پایان باید گفت...
در این مقاله تلاش کردیم تا به صورت کلی تمامی نکاتی که هنگام راه‌اندازی سیستم تلفنی ویپ باید مدنظر داشته باشید را مرور کنیم. همچنین دو چک‌لیست مهم برای خرید تلفن در اختیار شما قرار دادیم تا با کمک آن بهترین انتخاب را داشته باشید.
بعد از پر کردن این دو لیست براساس نیاز شرکت‌تان، آن را به یک متخصص در این حوزه ارائه دهید تا برای خرید تلفن به شما راهنمایی‌های لازم را ارائه دهد.
کارشناسان نوین‌ویپ در این حوزه به صورت رایگان راهنمایی‌های لازم را به شما ارائه خواهند داد. همچنین اگر با انواع مدل‌ها تلفن تحت شبکه در بازار آشنایی دارید، می‌توانید مستقیماً به فروشگاه نوین‌ویپ مراجعه نمایید و تلفن مورد نظر خود را خریداری کنید.
