برطرف کردن نیاز ارباب رجوعان همواره یکی از دغدغه‌های اصلی صاحبان کسب‌و‌کارها بوده‌است. جلب رضایت مشتریان، ضامن موفقیت کسب‌و‌کارها است و این حقیقت بر هیچکس پوشیده نیست، اما چطور باید با صرف کمترین زمان و هزینه، مشتریان خود را خشنود و راضی نگه‌داریم؟!
صاحبان هوشمند کسب‌و‌کارهای موفق به دنبال یافتن راهکاری مناسب، به سیستم‌های تلفن گویا روی آورده‌اند، نیروهای انسانی را در بخش‌های موردنظر خود مستقر کرده و سیستم‌های تلفن گویا را به منظور پاسخگویی به مشتریان به‌کار گرفته‌اند. این سیستم‌ها تمامی اطلاعات مورد‌نیاز ارباب رجوع را در اختیار او قرار می‌دهند و شما دیگر نگران فراهم کردن اطلاعات کاربردی برای مشتریان نخواهید بود.
سیستم‌های تلفن گویا با استفاده از شبکه و بر پایه IP، در تمام ساعات شبانه‌روز و بدون اتکا به حضور نیروهای انسانی، کسب‌و کار شما را به سرمنزل مقصود می‌رسانند.
تکنولوژی ویپ که صدا را با استفاده از بستر شبکه انتقال می‌دهد؛ یکی از بهترین نمونه‌های مورد استفاده در زمینه بهینه‌سازی تلفن گویا است. این سیستم در واقع با استفاده از تکنولوژی VoIP در تلفن‌های گویا، انقلابی شگرف را در رضایتمندی مشتریان و کاهش هزینه‌ها در کسب‌و‌کارها رقم زده‌است.
اگر به دنبال راهکاری مدرن و کارآمد در کسبوکار خود هستید؛ با ما همراه باشید. در این مقاله با مزایای تلفن گویا، سیستم رزرو تلفن گویا، مرکز تلفن هوشمند و برخی از جالب‌ترین کاربردهای این سیستم آشنا خواهید‌شد. در دنیای امروز با استفاده از ابزارهای روز خود را متمایز خواهید کرد.
نحوه عملکرد تلفن گویا
قبل از اینکه به مزایای استفاده از تلفن گویا بپردازیم؛ لازم است با نحوه‌کار تلفن گویا آشنا شوید روند‌کار بسیار ساده است:
تماس مشتری با کسبوکار
مشتری بدون اینکه اقدام خاصی انجام دهد؛ با استفاده از شماره تماس‌هایی که در اخیتار دارد با کسب‌و کار شما تماس می‌گیرد.
سیستم تلفن گویا
به محض برقراری تماس مشتری، سیستم تلفن گویا به تماس ورودی را پاسخ می‌دهد.
پیام ضبط‌شده
در این مرحله، متن پیام صوتی که قبلا توسط شما تهیه شده‌است و حاوی تمام اطلاعات مورد نیاز مشتری می‌باشد؛ در سیستم گویا پخش می‌شود.
ارجاع به بخش مورد نظر
مشتری با گوش فرادادن به پیام صوتی، داخلی مورد نظر خود را انتخاب می‌کند و سیستم، ارتباط مشتری را با بخش مربوطه برقرار خواهد کرد.
برقراری تماس
در این مرحله ارتباط مشتری با داخلی مورد نظر برقرار می‌شود و اپراتور پاسخگوی مشتری خواهد بود.
عدم پاسخگویی اپراتور
در صورتیکه اپراتور پاسخگوی مشتری نباشید او به صندوق صوتی هدایت می‌شود. پیام مشتری در سیستم ثبت و به اطلاع کسب و کار می‌رسد.
همانطور که ملاحظه میکنید؛ روند‌کار بسیار ساده است. ارباب رجوعان بدون پشت‌سر گذاشتن مراحل پیچیده به داخلی موردنظر متصل می‌شوند. جالب اینجاست که تلفن‌های تعریف‌شده از سوی شما می‌توانند از نوع ثابت یا همراه باشد. این بدان معنا است که لزوماً پاسخ‌دهندگان در فضای کسبوکار شما حضور ندارند.
اگر مجذوب سادگی روند برقراری تماس با این سیستم‌ها شده‌اید، در ادامه با ما همراه باشید تا با برخی از مزایای سیستم تلفن گویا آشنا شوید.
مزایای تلفن گویا
تلفن گویا از نخستین زمانی که پا به عرصه حضور گذاشت، مورد توجه کسب‌و‌کارها قرار گرفت. این سیستم با مزایای ارزشمند خود، نیاز به برقراری ارتباطی مؤثر در کسب‌و‌کارها را برطرف کرد. اما چگونه؟
این سیستم مزایایی را برای کسب‌و کارها به همراه دارد که تاکنون نظیر آن مشاهده نشده است. در ادامه با برخی از این مزایا آشنا می‌شوید:
۱. سهولت در برقراری ارتباط
مشتریان با استفاده از سیستم‌های تلفن گویا در کمترین زمان ممکن اطلاعات مورد نیاز خود را به دست می‌آوردند. علاوه بر این مشتری هرگز رویارویی با بوق اشغال را تجربه نمی‌کند. هیچ ارباب رجوعی از تماس با خطی که همواره اشغال است، لذت نمی‌برد.
۲. هزینه بسیار پایین برقراری تماس
یکی از هزینه هایی که در طول زمان در یک کسب‌و کار مطرح می‌شود؛ هزینه برقراری تماس است. سیستم تلفن گویا تا حد زیادی از میزن هزینه پرداختی جهت برقراری تماس‌های داخلی و خارجی کاسته است.
۳. پاسخگویی ۲۴ ساعته
مهم‌ترین اصل در کسب‌و کارها این است که همواره باید شرایط را برای دسترسی مشتری به کسبوکار مهیا کنید. با استفاده از سیستم تلفن گویا مشتری در تمام ساعات شبانه‌روز به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی خواهد داشت و پیام‌های صوتی حاوی سوالات خود را نیز در سیستم ذخیره می‌کند.
از طرفی اگر کسب و کار در حوزه بین‌المللی فعالی باشد؛ به‌دلیل اختلاف ساعات محلی، پاسخگویی ۲۴ ساعته یک ضرورت به شمار می‌رود.
۴. صرف‌جویی در زمان
سیستم تلفن گویا به کسب وکارها اجازه می‌دهند با صرف زمان کمتر اطلاعات بیشتری را در اختیار مشتریان قرار دهند. مشتریان بدون اینکه نیازی به توضیح مشکلات و سوالات داشته باشند در بسیاری از موارد پاسخ را در پیام صوتی سیستم خواهند یافت.
۵. اجتناب از اتلاف نیروهای انسانی
باروی کار آمدن سیستم تلفن گویا، مشتری سوالات خود را با اپراتور مورد نظر در میان می‌گذارند و این یعنی زمان کارمندان، دیگر صرف پاسخگویی به سوالاتی که در حوزه فعالیت آنها نیست، نمی‌شود.
۶. قابلیت ثبت تماس‌های ناموفق
همانطور که پیش‌ترنیز اشاره شده؛ در سیستم تلفن گویا هیچ تماسی بی پاشخ نخواهند ماند. در صورتیکه اپراتور به هر دلیلی قادر به پاسخگویی نباشد؛ تماس مشتری به صندوق صوتی هدایت می‌شود. مشرتی سوالات، پیشنهادات و انتقادات خود را در این بخش ثبت می‌کند.
۷. عدم وابستگی به انرژی برق
یکی از نقاط ضعف سیستم‌های برقررای ارتباط سازمانی وابستگی بیش از اندازه به انرژی برق است؛ همین موضوع روی کیفیت پاسخگویی به مشتریان تأثیر می‌گذارد؛ چرا که با قطع شدن انرژی پاسخگویی به مشتریان میسر نخواهد بود. این سیستم بر پایه شبکه راه‌اندازی شده و از این رو نیازی به انرژی برق ندارد.
۸. عدم نیاز به منشی تلفنی
سیستم تلفن گویا نیاز به منشی تلفنی را به حداقل رسانده‌است. منشی‌ها غالبا اطلاعات کاملی در اختیار ندارند. در مواردی حتی ممکن است متوجه منظور مشتری نشوند؛ اما سیستم تلفن گویا به خوبی تمام اطلاعات مورد نیاز را در اختیار مشتریان قرار می‌دهد و آنها را به اپراتور مربوط وصل می‌کند. مشتریان نیز غالبا چینن سیستمی را به منشی‌های تلفنی ترجیح می‌دهند.
۹. برخورداری از صف انتظار
همانطور که پیش‌تر گفته شد؛ در سیستم تلفن گویا مفهومی با عنوان بوق اشغال (در صورت استفاده از خطوط دیجیتال) وجود ندارد؛ اما این بدان معنا نیست که تمام تماس‌های ورودی همزمان پاسخ داده می‌شوند.
در این سیستم مشتریان پس از شنیدن پیام ضبط شده و انتخاب داخلی مورد نظر در صف انتظار قرار می‌گیرند. تماس مشتریان به ترتیب زمان ورود به سیستم به اپراتور متصل می‌شود.
۱۰. امکان نظرسنجی از مشتریان
سیستم تلفن گویا این امکان را فراهم کرده‌است که پس از پایان مکالمه، نظرات مشتریان به صورت کاملا اتوماتیک و بدون دخالت نیروهای انسانی ثبت و ذخیره شود. به این ترتیب امکان بهینه‌سازی روند ارائه خدمات نیز میسر می‌شود.
۱۱. بهینه‌سازی مدیریت منابع انسانی
مدیریت منابع انسانی یکی از مهم‌ترین اقدامات کسب‌و کارها است. استفاده از تلفن گویا این امکان را به وجود می‌آورد که تمام پرسنل در حوزه تخصص خود، مشغول به فعالیت باشند. در این حالت تخصص و انرژی کارمندان به بهترین شکل ممکن مورد استفاده قرار می‌گیرد و این یعنی افزایش بازدهی کارمندان حاضر در کسب‌و کار.
۱۲. بدون هیچ‌گونه محدودیت مکانی
همانطور که در بخش‌های قبلی مقاله اشاره کردیم؛ اپراتورهایی که جهت پاسخگویی به تماس مشتریان در نظر می گیرید؛ لزوما در فضای داخلی کسب و کار حضور ندارند. در حقیقت اپراتور موردنظر در هر مکانی قادر به پاسخگویی به تماس های مشتریان خواهد بود.
این مزایا تنها برخی از مزایای استفاده از تلفن گویا در کسب‌و‌کارها است. تلفن گویا امکان برقراری ارتباط با تمام اعضای تیم کسبوکار را نیز فراهم می‌کند. احتمالاً پس از مطالعه مزایای سیستم تلفن گویا متوجه جای خالی این سیستم در کسب‌و کار خود شده‌اید. اما دست نگه‌دارید؛ هنوز با تمام ویژگی‌های این سیستم آشنا نشدید!
ویژگی‌های تلفن گویا
تلفن گویا از جمله ضروری‌ترین تجهیزات کسب‌و‌کارهای موفق امروزی به شمار می‌رود. در دنیایی که مشتریان هرگز منتظر شما باقی نمی‌مانند؛ برخورداری از چنین سیستمی در درجه اول اهمیت قرار دارد. برخی از ویژگی‌های این سیستم به قرار زیر است:
پاسخگویی همزمان
با تلفن گویا همزمان به چندین تماس ورودی پاسخ می‌دهید و تماس‌های متعددی را نیز برقرار میکنید. این سیستم محدودیت‌های موجود در برقراری تماس را به کلی به دست فراموشی سپرده‌است.
ارتباط با کارمندان
کسب‌و‌کارهای امروزی بر پایه ارتباطی چند جانبه میان مشتریان و ارباب رجوعان و یکایک اعضای تیم کسبوکار بنا شده‌است؛ این سیستم مدیریت منابع انسانی را میسر کرده است.
با استفاده از تلفن گویا در کوتاه‌ترین زمان ممکن، با صرف کمترین هزینه و بدون اشغال‌کردن خطوط ارزشمند شرکت با کارمندان خود تماس بگیرید و روند انجام امور را زیر نظر داشته‌باشید.
سیستم رزرو
سیستم رزرو تلفن گویا راهکاری است که ارائه خدمات به مشتریان را کاملاً متحول می‌کند. این سیستم مشکلات ناشی از عدم پاسخگویی مناسب به مشتریان را به کلی برطرف کرده‌است. سیستم رزرو بدون کوچک‌ترین خطایی در تمام ساعت شبانه‌روز پاسخگوی مشتریان خواهد بود. این سیستم در مراکز درمانی، مطب‌ها و هر کسب‌و‌کاری که نیاز به تعیین وقت قبلی داشته‌باشند، کارآمد خواهد‌بود.
با استفاده از سیستم رزرو تلفن گویا میزان رضایت مشتریان خود را به مراتب ارتقا دهید. در بازه‌های زمانی متفاوت گزارش‌هایی از سیستم دریافت کنید و روند کار سیستم را زیر نظر داشته‌باشید.
سیستم رزرو، تلفن فرد تماس‌گیرنده یا شماره ملی او را ثبت می‌کند؛ سپس یک کدرهگیری برای او صادر می‌شود که نشان‌دهنده این است که رزرو با موفقیت به‌انجام رسیده‌است.
یک تلفن گویا چشم و گوش شما خواهد بود. این سیستم یک دفتر کار مجازی را در اختیار شما قرار می‌دهد که فضایی لازم را برای حضور و فعالیت تمام کارکنان در اختیار شما قرار می‌دهد و تمامی نیازهای مشتریان را بر طرف می‌کند.
کاربردهای درخشان این سیستم منجر به ظهور مرکز تلفن هوشمند نیز شده‌است که در ادامه با این مراکز آشنا می‌شوید.
مرکز تماس هوشمند
اصولاً مراکز تلفن هوشمند با هدف بهینه‌سازی تماس‌های ورودی و خروجی روی کار آمده‌اند. استفاده از این سیستم‌ها کارکنان کسب و کار شما را از مزاحمت‌های ناشی از تماس‌های پی‌درپی رها می‌کند؛ تماس‌های مشتریان نیز در اولین فرصت و به‌بهترین شکل ممکن پاسخ داده می‌شوند.
نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای مورد‌استفاده در این مراکز در کنار فراهم کردن تمام امکانات سانترال، قابلیت‌های سیستم تلفن گویا را نیز برای کسب‌و‌کارها به همراه خواهند‌داشت.
با استفاده از یک مرکز تلفن هوشمند در کسبوکار خود، خطوط داخلی، شهری و بین‌المللی موردنظر خود را تعریف و براساس نیازهای خود از این خطوط استفاده کنید.
مرکز تلفن هوشمند به شما این امکان را می‌دهد که وضعیت تمام خطوط را به صورت آنلاین مشاهده کنید. از این گذشته سطوح دسترسی متفاوتی را برای برقراری تماس تعیین کنید.
با استفاده از یک مرکز تلفن هوشمند از طریق رایانه خود در سریع‌ترین زمان ممکن تماس بگیرید؛ برای تماس‌های خروجی محدودیت زمانی تعریف کنید؛ با نرم‌افزارهای مدیریت مشتریان ارتباط برقرار کنید؛ از امکان ارسال و دریافت فکس برخوردار شوید و تمام مکالمات را ضبط کنید.
این امکانات در کنار ده‌ها امکان دیگر، مرکز تلفن هوشمند را به یک عنصر ارزشمند در کسب‌و‌کارها تبدیل کرده‌است.
در آخر
در این مقاله با تلفن گویا و کاربردهای آن، آشنا شدید و متوجه شدید که کسب‌و‌کارهای بزرگ و موفق به دنبال یافتن راهکاری برای افزایش رضایت مشتریان به تلفن‌های گویا روی آورده‌اند. چراکه در این سیستم بدون اتلاف وقت اطلاعات لازم در اختیار مشتری و یا تماس‌گیرنده، گذاشته می‌شود.
با روی کار آمدن سیستم‌های اتوماسیون اداری و استقبال کسب‌و کارها از تکنولوژی‌های روز دنیا همچون فناوری ویپ، دیگر فرصتی برای هدر دادن باقی نمی‌ماند.
کسب‌و‌کارها به سرعت در حال به‌روز‌رسانی خدمات خود هستند و سیستم‌های تلفن گویا نیز در این راه به یاری آنها آمده‌اند، تا شما را از رقبایتان متمایز سازند.
اگر به پیشرفت و توسعه کسب و کار خود فکر میکنید و بهبود کیفیی خدمات خود اهمیت می‌دهید، همین حالا با کارشناسان نوین ویپ تماس بگیرید و رشد کسبوکار خود را تضمین کنید. مشاوران نوین ویپ پاسخگوی سئوالات شما خواهند بود.
