تاکنون برایتان پیش آمده است که بخواهید آب و هوای یک منطقه را بررسی کنید، اما به علت عدم دسترسی به اینترنت، موفق به انجام این کار نشده باشید و به مشکل بربخورید؟
سازمان هواشناسی ایران با استفاده از سامانه تلفن گویای خود معروف به "سامانه هواگو"، قابلیت اطلاع از آخرین شرایط جوی را برای شما فراهم کرده است و شما با شماره‌گیری 134 به راحتی می‌توانید از آب و هوای هر منطقه جغرافیایی در ایران کسب اطلاع کنید.
ممکن است تا کنون از این سامانه استفاده کرده باشید، اما ندانید که ساز و کار آن به چه صورت است و سامانه هواگو چگونه از تلفن گویای مبتنی بر ویپ استفاده می‌کند؟ یا اینکه چگونه به آخرین اطلاعات آپدیت‌شده دسترسی دارد؟ در ادامه این مقاله قصد داریم که به بررسی تلفن گویا و کاربرد آن در سامانه کاربردی هواگو بپردازیم.
تلفن گویا چیست؟
تلفن گویا یا IVR سیستم تلفنی خودکاری است که از طریق اتصال به شبکه ویپ و خطوط تلفن اینترنتی، تماس‌های تلفنی را پاسخ گفته و اطلاعات مختلفی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
این فناوری به شما امکان می‌دهد که از طریق منشی تلفنی (دیجیتال) و وارد کردن شماره صفحه کلید یا صوت؛ با منشی کامپیوتری ارتباط داشته باشید. این سیستم به منظور پردازش اطلاعات و ارائه نتیجه مطلوب پدید آمده است و به خوبی این هدف را برآورده کرده است.
مزایای تلفن گویا
تلفن گویا از طریق پخش پیام ضبط‌شده، منوی داخلی‌ها و شیوه ارتباط با اپراتور مورد نظر را بازگو کرده و از شما درخواست می‌کند که با توجه به مشکل خود، یک عدد را شماره‌گیری کنید. سپس شما به مسیر مورد نظر هدایت شده و نیازتان را رفع می‌کنید.
این سیستم برای مجموعه‌های بزرگ و سازمان‌هایی که حجم تماس ورودی بالایی دارند مناسب است. زیرا کاربر دیگر با بوق اشغال روبه‌رو نمی‌شود و می‌تواند در صف انتظار بماند.
تلفن‌های گویای مبتنی بر ویپ، قابلیت دسترسی به پایگاه‌های اطلاعاتی به روز را دارند و کاربر برای کسب اطلاع از زمان پخش فیلم، میزان موجودی حساب یا حتی اطلاع از شرایط جوی ار این سیستم استفاده خواهد کرد. از مزایای دیگر تلفن گویا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1. مقرون به صرفه
به صورت کلی ویپ به نام هزینه‌های مقرون به صرفه شناخته شده است. سامانه تلفن گویا نیز از این قاعده مستثنی نیست. با استفاده از تلفن گویا دیگر نیازی به منشی تلفنی در مراکز تلفن نخواهید داشت، بلکه منشی دیجیتال با استفاده از یک صدای ضبط‌شده وظیفه هزاران منشی را برای شما انجام می‌دهد و این کار منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها خواهد شد. از سویی دیگر چون این سامانه مبتنی بر خطوط اینترنتی است، شما دیگر نیازی به پرداخت هزینه‌های گزاف خطوط مخابراتی نخواهید داشت.
2. پاسخگویی 24 ساعته
برخلاف سیستم‌های سنتی و آنالوگ که تنها در ساعات اداری قابل دسترسی هستند تلفن گویای مبتنی بر ویپ در تمامی ساعت شبانه‌روز در دسترس است. کاربر از طریق شماره‌گیری می‌تواند به اطلاعات مختلف مثل اطلاعات آب و هوایی در سامانه هواگو دسترسی داشته باشد. شما می‌توانید تماس‌ها را بر روی موبایل یا تلفن خانه خود نیز منتقل کنید تا ساعاتی که در محل کار نیستید، بتوانید به تلفن‌ها پاسخ دهید.
3. دقت و سرعت در پاسخگویی
منشی دیجیتال در این سامانه منجر به کاهش چشم‌گیر خطاها می‌شود. نیروی انسانی به دلیل خستگی یا موارد دیگر ممکن است گاهی اوقات با دقت به نیاز مشتری رسیدگی نکند و یا دچار خطا شود اما منشی دیجیتال به نوعی خستگی ناپذیر بوده و معایب نیروی انسانی را به خوبی پوشش می‌دهد.
4. ضبط اطلاعات تماس
این سامانه به صورت نامحسوس تمامی اطلاعات تماس اعم از شماره تماس‌گیرنده و مسیر تماس او را ضبط می‌کند تا در صورت بروز مشکل قابل پیگیری باشد.
مثلا در سامانه تلفن بانک و ضبط تمامی پرداخت‌ها یا سیستم تلفن گویای بیمارستان‌ها و ضبط شیوه رزرو نوبت در پیگیری‌های آتی اهمیت بسیار دارد.
5. شخصی‌سازی تماس
منشی دیجیتال تلفن گویا این قابلیت را دارد که اطلاعات شما را دریافت کرده و از این طریق به سامانه کاربری شما در سیستم دسترسی پیدا کند. مثلا در سامانه تلفن بانک، از طریق دریافت شماره کارت و رمز دوم، به اطلاعات حساب، آخرین تراکنش و موجودی شما دسترسی خواهد داشت و می‌تواند اطلاعات آن را در اختیار شما قرار دهد.
کاربردهای تلفن گویا
سیستم تلفن گویا در بسیار از مراکز بزرگ ارائه خدمات مانند تلفن بانک، اطلاعات پرواز، صدای مشتری، نوبت‌دهی بیمارستان‌ها ، اطلاعات پروازهای داخلی و خارجی و ... کاربرد دارد. یکی دیگر از کاربردهای تلفن گویا نیز اطلاع از شرایط جوی و آب و هوا است که در ایران با نام «هواگو» شناخته می‌شود.
این روزها اغلب افراد به عادت گذشته تماس تلفنی را به سایر روش‌ها مثل اتصال به اینترنت ترجیح می‌دهند. به طورکلی کاربرد تلفن گویا در موارد زیر خلاصه می‌شود:
1. پاسخگویی به حجم بالایی از تماس‌ها
اولویت اکثر سازمان‌ها و شرکت‌هایی که خدمات ارائه می‌کنند، رضایت مشتری و رفع مشکل کاربران است. یکی از روش‌های موثر برای جلوگیری از ازدحام مردم در شرکت، استفاده از سامانه تلفن گویا است که فرد را به راحتی به داخلی مورد نظر متصل کرده و او می‌تواند مشکلش در میان بگذارد.
2. صف انتظار
یک قابلیت فوق‌العاده تلفن گویا برای سازمان‌هایی است که تماس‌های ورودی بسیار زیادی دارند. این ویژگی امکان می‌دهد که تماس‌گیرنده در صف انتظار بماند و از طریق منشی دیجیتال، از نوبت و زمان حدودی انتظار اطلاع کسب کند. صف انتظار قابلیت پخش موسیقی یا انتقال به صفحه ثبت انتقادات و پیشنهادات را دارد و کاربر در این حین می‌تواند سرگرم شود.
3. صندوق صوتی
سازمان‌ها از این قابلیت برای دریافت پیشنهادات و انتقادات مشتری می‌توانند بهره بگیرند و در زمان مناسب به آن رسیدگی کنند.
4. دریافت یا ارسال فکس
تلفن گویای مبتنی بر ویپ به شما امکان می‌دهد که فایل‌های مختلف در سایزهای گوناگون را از طریق فکس دریافت کنید. این فرایند نیاز به هیچ دستگاه فکسی ندارد بلکه مبتنی بر خطوط اینترنتی صورت می‌گیرد.
5. پرداخت قبوض
سامانه تلفن‌بانک از طریق اتصال به کارت بانکی به شما امکان می‌دهد که قبوض و بدهی‌های خود را پرداخت کنید.
6. کنفرانس صوتی و تصویری
آموزش‌های لازم برای کارمندان و هماهنگی آن‌ها به ویژه در ایام قرنطینه از ضرورت بسیاری برخوردار است که تلفن گویا این مشکل را حل کرده است.
شما می‌توانید با استفاده از تلفن گویا، کنفرانس صوتی و تصویری برگزار کنید. این کار موجب صرفه‌جویی در هزینه‌ها شده و یک راه‌حل مناسب و مطمئن برای ارتباط با پرسنل دورکار است.
7. پیگیری و مسیریابی تماس‌های ورودی و خروجی
یکی از مزایای بزرگ تلفن گویا قابلیت ثبت جزئیات مکالمات است. این اطلاعات شامل شماره تماس‌گیرنده، مسیر تماس وی و ریز جزئیات مکالمه است. به این منظور شما می‌توانید از این اطلاعات جهت ارزیابی اپراتورها و میزان رضایت مشتری استفاده کنید و در جهت بهبود خدمات خود بکوشید.
در صورتی که شخص اطلاعات مورد نظرش را از سامانه تلفن گویا و منشی دیجیتال دریافت نکند به صورت خودکار می‌تواند درخواست کند که به نیروی انسانی متصل شود. در مجموع تلفن گویا یک راه‌حل مناسب جهت پاسخگویی به درخواست‌های تماس‌گیرندگان با سهولت و دقت بیشتر و به صورت 24 ساعته است که هم در زمان و هم در هزینه صرفه جویی می‌کند.
8. سامانه تلفن گویای 134 هواگو
سازمان آب و هواشناسی ایران، با استفاده از مزایای تلفن گویا سامانه‌ای را برای شماره‌گیری و اطلاع از آخرین پیش‌بینی هوای استان تهران و سایر استان‌های کشور و اطلاع از تفسیرهای نقشه هواشناسی فراهم کرده است. این سامانه که به نام «هواگو» شناخته می‌شود با شماره‌گیری 134 در دسترس است.
هواگو از طریق اتصال به وب‌سرویس سازمان هواشناسی می‌تواند به آخرین اطلاعات شرایط جوی تمامی استان‌ها، پیش‌بینی‌ها و هشدارها دسترسی داشته باشد و اطلاعات آن از طریق سامانه پیامکی در اختیار شما قرار دهد. این سامانه قابلیت دریافت انتقادات و پیشنهادات و اتصال به اپراتور را دارد و شما از این طریق می‌توانید نظر خود را در میان بگذارید.
سخن پایانی
در هر مجموعه چگونگی ارائه خدمات به مراجعین و داشتن سیستم‌های پاسخگویی قوی و مناسب یکی از عوامل مهم در سطح کیفی خدمات و رضایت مشتری است که منجر به پیشرفت و ترقی مجموعه می‌شود. تلفن گویا یک راه‌حل ساده و موثر در حوزه پاسخگویی به مشتریان است که از طریق اتصال به اینترنت و با کمک سیستم ویپ می‌تواند وظیفه هزاران نیروی انسانی را انجام دهد.
سامانه هواگو سازمان هواشناسی با استفاده از تلفن گویا، به پایگاه‌های اطلاع‌رسانی متصل شده و با دریافت مستقیم اطلاعات جوی، آن را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. تماس‌گیرندگان با این سامانه بدون نیاز به داشتن تخصص خاص، می‌توانند اطلاعات لازم خود را به صورت صوتی دریافت کنند.
