پیشرفت سریع تکنولوژی فرصت‌های بسیاری برای کسب و کارهای گوناگون ایجاد کرده است تا با خلاقیت و نوآوری، مشاغل جدیدی را در حیطه کاری خود تعریف کنند. از جمله فعالیت‌هایی که چند سال اخیر بسیار مورد توجه قرار گرفته است کسب و کارهای اینترنتی و مشاغل دورکار است.
از سویی دیگر، به علت شیوع ویروس کرونا و لزوم رعایت مسائل بهداشتی، چند ماهی می‌شود که متقاضیان پرسنل و کارمندان دورکار از سوی شرکت‌ها افزایش یافته است. با افزایش تعداد مشاغل غیرحضوری، سازمان‌ها و ادارات باید راه‌حلی جهت ارتباط با پرسنل خود بیابند.
این ارتباط باید همه‌جانبه باشد و هم به کارمندان قابلیت دسترسی به امکانات شرکت را بدهد و هم ارتباط داخلی بین پرسنل را فراهم سازد. سال‌های متمادی است که مشاغل گوناگون از سیستم تلفن گویا برای ارتباط با مشتریان استفاده می‌کنند.
شاید جالب باشد بدانید که از سیستم تلفن گویا برای ارتباط و هماهنگ سازی پرسنل یک مجموعه نیز استفاده می‌شود و حالا از آنجایی تلفن گویا یک ابزار قدرتمند برای ارتباط با کارمندان داخلی مجموعه و مشتریان خارج از مجموعه است، به صورت چشم‌گیری موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود.
بنابراین در ادامه این مقاله قصد داریم تا درباره کاربردهای استفاده از تلفن گویا در مشاغل اینترنتی و دورکاری بیشتر صحبت کنیم. اگر شما نیز به دنبال یک راه‌حل دائمی برای برقراری ارتباط پایدار بین کارمندان خود هستید تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
چرا دورکاری؟
ممکن است برخی از افراد به شیوه سنتی مشاغل علاقه بیشتری داشته باشند و از خود بپرسند چه ضرورتی دارد که مشاغل دورکاری را ذیل مجموعه خود تعریف کنم؟
اگر به دورکاری بها داده شود و برنامه بلندمدتی برای آن تنظیم شود می‌تواند مشکلات مربوط به بیکاری را در اغلب اقشار جامعه حل کند. با این حساب در ادامه به برخی از مزایای دورکاری اشاره می‌کنیم و آن را با مشاغل سنتی مقایسه می‌کنیم تا به ضرورت وجود این نوع مشاغل در دنیای امروزه پی ببرید.
مزایای دورکاری
1. ایجاد تعادل بین زندگی حرفه‌ای و شخصی:
از طریق دورکاری زمان اشخاص در ترافیک هدر نمی‌شود و فرد با آرامش و تمرکز بیشتر، روز کاری خود را در خانه آغاز می‌کند. این موضوع موجب افزایش بازدهی و بهره‌وری پرسنل مجموعه شده و از سویی دیگر برای زندگی شخصی خود کارمند مزایای بی‌شماری دارد.
2. ساعات کاری متغیر:
برخی از شرکت‌ها قابلیت تنظیم ساعات کاری منعطف را در اختیار کارمند خود قرار می‌دهند که این به نوبه خود بازدهی را افزایش می‌دهد زیرا شخص می‌تواند در ساعاتی که بیشترین کارکرد ذهنی را دارد کار کند (مثلا بعد از نیمه شب) و محدود به ساعات زمانی مشخص نیست.
3. کاهش هزینه‌های زیرساختی شرکت:
هزینه‌های معمول برای یک کارمند شامل آب، برق، گار، محل کار، میز و تجهیزات اداری و... به کلی از لیست هزینه‌های سازمان حذف می‌شود.
4. جذب استعدادهای مرتبط از تمامی نقاط دنیا:
مشاغل دورکاری محدود به یک مکان یا شهر خاص نیست و شما با توجه به نیاز خود می‌توانید به دامنه گسترده‌ای از افراد با تخصص‌های مختلف دسترسی داشته و استعدادهای گوناگون را جذب کنید. اما به صورت کلی برای مدیریت مشاغل به صورت غیرحضوری و ارتباط همه‌جانبه چه امکاناتی را باید فراهم کرد؟
تلفن گویا و مزایای آن
تلفن گویا (IVR) فناوری است که به صدایی از پیش ضبط شده اجازه می‌دهد تا از طریق صدا و ورودی‌های صفحه کلید، با شخص تماس‌گیرنده ارتباط و تعامل داشته باشد.
چند زبانه بودن، ضبط پیام‌ها، هدایت تماس‌ها، صف انتظار تماس و ارسال پیامک تبلیغاتی از جمله قابلیت‌هایی است که تلفن گویا را در مقایسه با تلفن سانترال برتری می‌بخشد.
سایر مزایای تلفن گویا
- پاسخ‌گویی بیست و چهار ساعته
- صرفه‌جویی در هزینه‌ها با کمک منشی دیجیتال و عدم نیاز به نیروی انسانی
- افزایش دقت و سرعت در پاسخ‌گویی به تماس
- افزایش رضایت مشتری در طول زمان
قابلیت‌های تلفن گویا
- مشخص کردن داخلی‌ها و دسته‌بندی قسمت‌های مختلف سازمان برای ارتباط بهتر با کارشناس هر بخش
- انتقال تماس
- پیگیری تماس‌ها و مسیریابی تماس‌های ورودی و خروجی
- صندوق صوتی
- منشی دیجیتال
- اتاق کنفرانس
- زمان‌بندی جهت پاسخ‌گویی به تماس‌ها
هماهنگ‌سازی تلفن گویا در دورکاری پرسنل
اکنون در این بخش به بررسی کاربردها و قابلیت‌های تلفن گویا در مشاغل دورکار می‌پردازیم:
1. پاسخ‌گویی به مشتریان؛
از طریق سامانه تلفن گویا افراد می‌توانند به خطوط کاری سازمان دسترسی داشته باشند و دیگر لازم نیست که با شماره شخصی خود ارتباط برقرار کنند.
تلفن گویا مبتنی بر ویپ قابلیت دارد تا تماس‌هایی را که از سوی مشتری با سازمان برقرار می‌شود هدایت کرده و بدون تاخیر به فرد دورکار منتقل کند.
2. دسترسی به اطلاعات سازمانی؛
با انجام تنظیمات مختلف بر روی شبکه داخلی به هر کاربر امکان داده می‌شود که از طریق اینترنت به اکانت خود در شرکت متصل شده و به اطلاعات مختلف شبکه‌های سازمان دسترسی پیدا کند.
3. ضبط مکالمات برای پیگیری؛
یکی از دیگر از قابلیت‌های تلفن گویا ضبط مکالمات است تا اگر مشتری شکایتی داشت بتوانید آن را پیگیری کنید.
4. انتقال و اشتراک‌گذاری فایل‌ها؛
برای این کار نیز می‌توان از اپلیکشن‌های گوناگون استفاده کرد یا از قابلیت ارسال فکس تحت شبکه بهره برد.
5. امکان برقراری جلسات تصویری و صوتی؛
یکی از قابلیت‌های سیستم تلفن گویا، برقراری کنفرانس‌های تصویری (ویدئو کنفرانس) و کنفرانس صوتی آنلاین است که می‌توانید از این قابلیت برای برگزاری جلسات آنلاین، آموزش کارمندان یا دریافت گزارش‌های ماهانه استفاده کنید.
6. قابلیت ایجاد پیام روزانه؛
شما می‌توانید مهم‌ترین فعالیت‌های روز را با توجه به اولویتی که دارند برای کارمند خود تعریف کنید و او به راحتی با سامانه تلفن گویا به آن دسترسی خواهد داشت.
7. گفتگوی متنی و صوتی؛
پرسنل دورکار می‌توانند از طریق سیستم تلفن گویا با یک‌دیگر در ارتباط باشند.
8. قابلیت انتقال تماس؛
یکی از مزایای تلفن گویا این است که اگر مشکل مشتری رفع نشد یا داخلی اشتباهی را شماره‌گیری کند، کارمند دورکار می‌تواند تماس را به راحتی به کارمند دیگری منتقل کند.
9. امکان اتصال به تلفن شرکت با هر دستگاه ارتباطی؛
برای استفاده از تلفن گویا حتما نیازی به داشتن یک تلفن مخصوص نیست بلکه پرسنل می‌توانند از طریق موبایل، لپ‌تاپ یا تلفن معمولی خانه به تلفن ثابت سازمانی دسترسی داشته باشند.
توجه داشته باشید که تمامی قابلیت‌های بالا در بستر ویپ و شبکه اینترنت اتفاق می‌افتد و شما باید اطمینان کسب کنید که هم سازمان و هم کارمند شما به اینترنت پرسرعت دسترسی داشته باشند.
در پایان...
همان طور که در ابتدا اشاره کردیم، ایجاد تعادل بین کار و مسائل شخصی، درآمد، سبک زندگی و زمان رفت و آمد از مزایای دورکاری است که آن را تبدیل به گزینه‌ای قابل اعتماد و مطمئن برای مشاغل می‌سازد.
از سویی دیگر به علت وقوع مسائلی غیرقابل پیش‌بینی همچون شیوع ویروس کرونا و ضرورت رعایت پروتکل‌های بهداشتی و عدم حضور پرسنل در محل کار، ضرورت وجود مشاغل دورکار بیش از پیش نمود پیدا کرده است. به همین منظور سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف باید تجهیزات و زیرساخت‌های مختلفی را برای شرایط دورکاری پرسنل فراهم کنند.
تلفن گویا یکی از این زیرساخت‌هایی است که به شرکت‌ها و مشاغل دورکار در هماهنگ‌سازی پرسنل خود کمک می‌کند.
اگر از دسته مشاغلی هستید که با وجود اتفاقاتی همچون شیوع بیماری کرونا از نظر اقتصادی متضرر شده‌اید و حالا قصد دارید از تلفن گویا برای هماهنگی و ارتباط با پرسنل خود استفاده کنید، پیشنهاد می‌کنیم با مراجعه به وبسایت نوین ویپ و یا تماس با شماره 91029108_021 از پشتیبانی و مشاوه رایگان ما بهره بگیرید.
