این روزها که تمامی کشورهای دنیا با ویروس کرونا، دست و پنجه نرم می‌کنند و اکثر افراد در قرنطینه هستند، کسب و کارهای بسیاری از طریق دورکاری _ فعالیت کارمندان در خانه_ با مشتریان خود در هستند و همانند روال معمول، خدمات ارائه می‌دهند.
روش‌های مختلفی برای ارتباط مشاغل دورکار با مشتریان وجود دارد، اما یکی از مقرون به صرفه‌ترین و البته دقیق‌ترین روش‌ها که این روزها توسط بسیاری از مجموعه‌ها و شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد، استفاده از تلفن‌های تحت شبکه و سیستم ویپ (VoIP) است.
استفاده از سیستم ویپ (VoIP)، در همه کسب و کارها علی الخصوص مراکز تلفن شرکت‌ها، فرصت‌های خوبی را برای پرسنل و مدیریت مجموعه به وجود می‌آورد تا از تمام پتانسیل‌های خود به خوبی استفاده کنند و با نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان، بهره‌وری را افزایش دهند. به همین منظور در این مقاله سعی کردیم در کنار معرفی ویپ، به مزایایی که سیستم‌های ویپ در اختیار شرکت‌ها علی الخصوص شرکت‌ها و مشاغل دورکار قرار می‌دهد، اشاره کنیم.
اهمیت سیستم ویپ (VoIP) برای کسب و کارها
امروزه مزایای فناوری VoIP در رونق کسب و کار های کوچک و بزرگ، استارت آپ‌ها و سازمان‌های بزرگ دولتی و... و نقش آن در رسیدن به اهداف سازمانی، غیر قابل چشم‌پوشی است. بسیاری از سازمان‌ها در حال ارتقاء سیستم‌های ارتباطی خود هستند و سیستم‌های قدیمی خود را به voip ارتقا می‌دهند.
در سایر مقالات وبلاگ نوین ویپ، به تفصیل به مزایای VoIP برای کسب و کارها اشاره کردیم، اما مهم‌ترین چیزی که تمام کسب و کارها را به سوی استفاده از سیستم ویپ، سوق داده، نظارت دقیق بر عملکرد پرسنل و کاهش هزینه‌های ارتباطی شرکت با استفاده از ویپ علی الخصوص در زمان تعطیلات اجباری و فعالیت شرکت به صورت دورکار، می‌باشد.
البته، حتی اگر کسب و کاری فعالیتی حضور دارد، باید زیرساخت‌های فعالیت به صورت دورکار را نیز فراهم کند تا در مواقع ضروری که نیاز است که شرکت فعالیت حضوری نداشته باشد، پرسنل به صورت دورکار فعالیت کرده و وظایف خود را انجام دهند تا شرکت دچار خسارت‌های مالی نشود.
کاربرد ویپ در شرکت‌ها و مشاغل دورکار
پرسشی که هنگام خواندن این مقاله ممکن است به ذهن‌تان خطور کند این است که چه لزومی دارد تا فعالیت دورکاری در مجموعه‌مان تعریف کنیم و از تلفن‌های ویپ برای ارتباطات خود، استفاده کنیم؟! اما تحقیقات نشان می‌دهند که تعداد مشاغل و کارمندان دورکار از سال 1996 میلادی، چهار برابر شده است. در مشاغل دورکار کارمندان از نظر زمان و مکان محدودیت ندارند، و وظایف خود را طی برنامه‌ای منعطف انجام می‌دهند. کارفرما نیز اجباری برای پرداخت حق بیمه ندارد و همینطور هزینه‌های جاری شرکت نیز کاهش پیدا خواهد کرد.
همچنین استرس کمتر ناشی از عدم حضور در محل کار و انتخاب محیط کاری دلخواه و مطلوب توسط خود کارمندان، یکی از عوامل افزایش رضایت پرسنل در مشاغل دورکار است. البته ممکندر مشاغل دورکاری، چالش‌هایی نظیر هماهنگ کردن کارمندان وجود داشته باشد، اما سیستم ویپ (VoIP) به عنوان بهترین ابزار برای مشاغل دورکار، علاوه بر اینکه این مشکل را مرتفع نموده، گزارشات مدیریتی دقیقی نیز به مدیران شرکت ارائه می‌دهد تا مانیتورینگ پرسنل دورکار و نحوه عملکرد آنها، به راحتی بررسی و ارزیابی شود. در ادامه با سیستم ویپ و مزایای آن در شرکت‌ها و مشاغل دورکار، آشنا خواهید شد.
ویپ (VoIP)
ویپ (VoIP) فناوری است که از شبکه برای انتقال داده (صوت و تصویر) برای برقراری ارتباط استفاده می‌کند. نمونه‌های مشهوری از برنامه‌های کاربردی وجود دارد که ممکن است تا کنون از آنها استفاده کرده باشید.
اپلیکشن‌هایی مانند واتس‌اپ، اسکایپ، گوگل، تلفن‌های گویا و تحت شبکه و... نمونه‌های مشهوری هستند که از فناوری ویپ استفاده می‌کنند. اما سیستم ویپ چه خدماتی را به مشاغل دورکار ارائه می‌دهد؟ و چه مزایایی دارد؟
مزایای استفاده از تلفن‌های تحت شبکه برای دورکاری پرسنل
1. ارتباط از راه دور
ساده‌ترین مزیت سیستم‌های ویپ، امکان برقرار ارتباط از راه دور است که به کارمندان امکان می‌دهد تا از راه دور در هرزمانی به یکدیگر متصل شوند. این خطوط ارتباطی تنها منحصر به صدا و تماس صوتی نیستند، بلکه امکان برقراری تماس ویدئویی را نیز می‌دهند. پرونده‌ها و فایل‌های گوناگون به راحتی و با یک کلیک منتقل می‌شود و موجب سهولت در کارها می‌گردد.
2. امکان ارسال فکس
در ویپ بدون نیاز به دستگاه‌های گران‌قیمت فکس، به راحتی می‌توان از طریق خطوط تلفن، فکس ارسال کرد. اسنادی مهمی که باید برای کارمندان خود ارسال کنید یا برعکس، دیگر در صف خطوط تلفن نمی‌ماند و به سرعت منتقل خواهند شد.
3. ایجاد ارتباط ارزان و به صرفه
یکی از مهم‌ترین مزایای ویپ، مقرون به صرفه بودن آن برای کسب و کارها است. شما برای کارمندان دورکار نیاز به تامین فضای اداری مناسب، هزینه برق، سیستم کامپیوتری یا پرداخت اجاره دفتر ندارید. همچنین اگر در فاصله زمانی مشخصی از سیستم ویپ برای دورکاری پرسنل استفاده کنید و سپس هزینه‌های آن را با سیستم سانترال مقایسه کنید، می‌بینید که ویپ تقریبا رایگان است.
4. شخصی‌سازی با امنیت بالا
یکی از کاربردهای ویپ در دورکاری پرسنل، امکان شخصی‌سازی منحصر به شرکت یا مجموعه شما است. این شبکه خصوصی فقط به سیستم‌هایی اجازه ورود و اتصال می‌دهد که شماره آنها در سیستم ثبت شده باشند. بنابرین مدیران و پرسنل با خیالی آسوده و بدون نگرانی از حمله سایبری یا هک شدن داده‌ها حتی هنگام استفاده از وای‌فای، می‌توانند به اطلاعات شرکت دسترسی داشته باشند.
5. برقراری کنفرانس صوتی و تصویری
یکی از امکانات ویپ، کنفرانس‌های صوتی و تصویری است که به شما امکان می‌دهد با پرسنل و مشتریان خود در هر گوشه از دنیا ارتباط برقرار کنید و جلسات منظم روزانه، ماهیانه و هفتگی خود را برگزار کنید. این ویژگی سبب راحتی پرسنل و صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها می‌گردد زیرا دیگر کسی مجبور نیست برای یک شرکت در جلسه، مسافت زیادی را طی کند.
این مزیت ویپ برای برگزاری کلاس‌های آموزشی برای کارمندان و پرسنل نیز بسیار موثر است. شما از طریق فعال کردن کنفرانس، می‌توانید آموزش‌های لازم را به کارمندان خود بدهید و آنها نیز متقابلا می‌توانند سوال‌های خود را از شما بپرسند و بدین ترتیب تبادل اطلاعات و تعامل به راحتی صورت گیرد.
6. ارتباط بدون محدودیت جغرافیایی
گاهی اوقات کارمندان به صورت حضوری در شرکت هستند و با سیستم‌های کامپیوتری مجموعه کار می‌کنند. اما هنگامی مجبورند برای کار سفر کنند چه؟ آیا باید با قبض‌ها و هزینه های ارتباط تلفنی زیاد، مواجه شوند؟!
تکنولوژی ویپ این امکان را برای کارفرمایان و کارمندان فراهم کرده تا تا خطوط تلفن خود را بر روی هر دستگاه ارتباطی انتقال دهند و از هر نقطه جغرافیایی دلخواه، بدون هزینه‌های مازاد ارتباطی با کارفرما یا مشتریان، در تماس باشند.
7. گزارش‌دهی و نظارت بر کار پرسنل
یکی از اصلی‌ترین دلایلی که کسب‌وکارها در گذشته به سراغ مشاغل دورکاری نمی‌رفتند این بود که نظارت بر پرسنل برای آنها تقریبا غیرممکن بود. این احتمال وجود داشت که کارمند کارش را به هر دلیلی متوقف کند یا آن را به شخص دیگری واگذار کند و این مسئله تا زمانی که کیفیت کار بررسی می‌شد یا متوجه عقب‌ماندگی در برنامه‌ریزی‌ها می‌شد، قابل پیگیری نبود، اما اکنون یکی از ویژگی‌هایی که فناوری ویپ در اختیار شما قرار می‌دهد، نظارت و ارزیابی مداوم پرسنل است.
این ویژگی کارفرما را قادر می‌سازد تا با تهیه یک برنامه گزارش‌گیری روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالیانه بهره‌وری کارمندان را بررسی کند. از طریق این ویژگی می‌توان بر نحوه پاسخگویی به مشتری و خروجی خدمات شرکت نیز نظارت کرد. اگر مایلید درباره شیوه گزارش‌گیری بیشتر بدانید، پیشنهاد می‌کنیم با متخصصان نوین‌ویپ تماس بگیرید تا علاوه بر دریافت اطلاعات درباره سامانه گزارش‌گیری متصل به ویپ، راهنمایی‌های لازم را نیز جهت استفاده بهینه از سیستم ویپ، به شما ارائه نمایند.
8. ثبت ساعات کاری
برخی از شرکت‌ها با توجه به ساعات کاری، دستمزد پرداخت می‌کنند. حال مشاغل ممکن است که برای ثبت ساعات کار کارکنان دورکار خود با مشکل مواجه شوند، اما سیستم‌های ویپ این مشکل را نیز حل کرده‌اند. کارمندان با توجه به میزان بازدهی خود در طول روز می‌توانند ساعات کاری خود را گزارش کنند و آن را در سامانه ویپ به ثبت برسانند.
به عنوان مثال اگر شخصی در نیمه شب بهترین بازدهی را دارد، می‌تواند این مسئله را با کارفرمای خود درمیان بگذراد تا کارفرما با وارد کردن ساعات کاری وی در سامانه ویپ ساعات کاری او را با ورود و خروج از سیستم ارزیابی نماید. همچنین ویپ این امکان را دارد تا گزارشات را مطابق با سیستم کاری هر فرد پردازش و تحلیل کند.
9. ایجاد ارتباطات سازمانی
یکی از اصول مهم در محیط کاری ارتباط موثر مدیران مجموعه با کارمندان است. گاهی اوقات مدیران به علت شکاف بزرگ ارتباطی که بین مدیران و پرسنل دورکار وجود دارد، واهمه دارند که به سراغ دورکاری بروند. از جمله مشکلاتی که در این زمینه وجود دارد این است که گاهی پرسنل ممکن است فراموش کنند که یک ایمیل مهم را در زمان مقرر ارسال کنند و موجب کاهش کیفیت کار مجموعه شوند.
از سویی دیگر ممکن است مدیر مجموعه همواره در دسترس نباشد و کارمندان برای ارتباط با او در خارج از ساعات کاری دچار مشکل شوند. در این مواقع باز هم تکنولوژی ویپ راه‌حلی برای این مشکل ارائه می‌دهد. با این سیستم می‌توان قوانینی را برای کارمندان و پرسنل دورکار تعیین کرد تا از بروز این مشکلات جلوگیری شود. به طور کلی، ویپ به مدیران مجموعه امکان می‌دهد تا پرسنل دورکار خود را ببینند و عملکرد آنها را کنترل و ارزیابی کنند.
10. استفاده از اینترنت
ویپ برای برقراری ارتباط از اینترنت استفاده می‌کند. بنابرین مشکلات و نگرانی‌هایی مانند قبض تلفن، خرابی دستگاه یا خدمات مخابرات وجود ندارد. در صورتی که اینترنت برای کاربران ویپ در دسترس نباشد، این فناوری امکان انتقال خطوط IP را فراهم می‌کند تا مجددا ارتباط برقرار شده و تماس از دست رفته نداشته باشیم.
سخن آخر
سیستم ویپ در دنیای ارتباطات و تکنولوژی‌های امروزی بسیار کاربرد دارد و تمام این مزایا سبب می‌شوند تا شرکت‌ها در جهت به روزرسانی سیستم‌های ارتباطی و مراکز تلفن خود، ترغیب به استفاده از این سیستم شوند. فراموش نکنید که مزایا ویپ، تنها محدود به ایام قرنطینه و دورکاری اجباری پرسنل نیست و از این سیستم میتون برای افزایش ظرفیت پرسنل استفاده نمود.
اگر کارمندانی دارید که مدام باید در سفر باشند و نیاز به برقراری ارتباط با مشتریان و مجموعه دارند، یا می‌خواهید در منزل و به دور از محل شرکت نیز، پرسنل و مرکز تماس خود را مدیریت و کنترل نمایید، اینک وقت آن است تا با راهکارهای نوین ویپ، شیوه‌های مدیریت کسب و کارتان را متحول کنید.
نوین ویپ، با ارائه خدمات تلفن گویا بر پایه VOIP، همچون ارائه مراکز تلفن نرم افزاری و سخت افزاری، جامع‌ترین راهکار يکپارچه‌سازی سيستم تلفنی سازمان‌ها بر روی شبکه IP است. این سامانه، مناسب تمامی کسب‌و‌کارهایی است که به افزایش کیفیت خدمات و کاهش هزینه‌های خود فکر می‌کنند.
