وبلاگ نوین‌ویپ

تجهیزات لازم برای راه‌اندازی مرکز تماس هوشمند voip

تجهیزات لازم برای راه‌اندازی مرکز تماس هوشمند voip

امروزه تمامی شرکت‌ها، سازمان‌ها و کسب‌وکارهای موفق، برای کاهش هزینه‌های خود و مدیریت ارتباط با مشتریان، اقدام به راه اندازی مرکز تماس نموده‌اند. زیرا هر مدیر موفقی می‌داند که با کاهش هزینه‌های کسب‌وکار و به‌روزرسانی مداوم ساختارهای مجموعه‌، می‌تواند سود بیش‌تری به دست آورد.

اگر شما هم خواهان تحولی عظیم در فروش و کسب رضایت مشتریان خود هستید، بهتر است "مرکز تماس هوشمند" خود را همین حالا راه‌اندازی کنید. برای راه‌ اندازی مرکز تماس، نیازمند تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مناسب هستید. در این مقاله ما به‌طور کامل تمامی تجهیزات لازم برای این کار را به شما معرفی می‌کنیم تا بتوانید با دقت بیشتر، تجهیزات متناسب با مرکز تماس خود را انتخاب کنید.

راه‌اندازی مرکز تماس؛ روش‌ سنتی یا نوین؟!

برای راه‌اندازی یک مرکز تماس، شما راه‌های مختلفی را دارید. می‌توانید از ساختار سنتی استفاده کنید، یعنی یک دستگاه PBX که دارای ساختار کهنه متصل به خطوط قدیمی مخابرات است را خریداری و  مرکز تماس خود را راه اندازی کنید.
دستگاه PBX قدیمی یک ساختار کهنه متصل به خطوط قدیمی مخابرات است. در واقع خدمات ارزشمندی را درگذشته ارائه می‌کرده اما حالا جایی برای تفکر قدیمی و کهنه در بین کاربران وجود ندارد.

البته اگر بخواهید آینده نگر باشید و از تجهیزات به روزتر استفاده کنید و مهم‌تر از همه رضایت کاربران و کارشناسان مرکز تماس خود را افزایش دهید، پیشنهاد ما به شما استفاده از دستگاه IP PBX که سیستمی قدرتمندتر از PBX است و توسط گروه نوین ویپ به‌صورت تخصصی ارائه می‌شود.
برای اینکار کافی است، با کارشناسان فروش نوین ویپ با شماره 91029108-021 تماس بگیرید تا تجهیزات مورد نیاز برای راه اندازی یک مرکز تماس حرفه‌ای خود را در سریع‌ترین زمان ممکن، دریافت کنید. برای آشنایی با تمامی تجهیزات لازم برای راه‌اندازی کال سنتر هوشمند، ادامه مطلب را از دست ندهید.

تجهیزات کال سنتر

فنّاوری جدید، امکاناتی را فراهم  آورده تا با استفاده از آن‌ها بتوان، کیفیت محصولات و سرعت ارائه خدمات خود را افزایش دهید. برای راه‌اندازی یک مرکز تماس هوشمند، نیازمند تجهیزات و فناوری‌های جدید متناسب با کسب‌وکار خود هستید. این تجهیزات، عبارتند از:

  • دستگاه IP PBX
  • سرور و تجهیزات کامپیوتری
  • تلفن‌های VOIP
  • دستگاه‌های Gateway
  • Router اینترنت و تجهیزات شبکه
  • نرم‌افزار کنترل و مانیتورینگ

به‌طور خلاصه یک مرکز تماس هوشمند، رابطی بین تماس ورودی کاربر و نرم‌افزار انتقال تماس است و روند انجام کار یک مرکز تماس به نحو زیر است:

1 - ابتدا مشتری یا کاربر می‌بایست با شماره کسب‌وکار شما تماس بگیرد.

2 – پس از دریافت تماس توسط IP PBX ، تلفن گویا اجرا می‌شود .

3- تلفن گویا بخش‌های مختلف کسب و کار را به مشتری معرفی می‌کند، سپس مشتری شماره داخلی واحد مورد نظرش را شماره‌گیری می‌کند.

4- در مرحله آخر، مشتری، وارد صف پاسخگویی شده و به یکی از اپراتورها متصل خواهد شد.

در این مرحله برای اینکه کارشناسان بتوانند با مشتری صحبت کنند، نیاز دارید تا از تعدادی سخت افزار استفاده کنید. این تجهیزات شامل تلفن‌های آی پی یا IPPhone ، تلفن‌های اینترنتی، تجهیزات گیت وی Gateway (برای ارتباط تلفن‌های اینترنتی با تلفن‌های آنالوگ) و تجهیزات استفاده از اینترنت است. در نهایت هم کارشناس نیاز دارد تا از طریق کامپیوتر به نرم‌افزار مرکز تماس، متصل شود و عملیات‌ لازم را برای مشتری انجام دهد. در تمامی این مراحل، نرم افزار مرکز تماس می‌تواند...

  • مکالمات را ضبط کند؛
  • فعالیت‌های اپراتورها و کارشناسان را رصد کند؛
  • گزارشات مدیریتی کاملی تهیه کند؛
  • سیستم نظرسنجی را اجرا کند؛
  • و در انتهای تماس برای مشتریان، پیامک ارسال نماید؛

البته فراموش نکنید که هر مرکز تماس مختص همان کسب و کار، طراحی و پیاده‌سازی می‌شود، در نتیجه با سفارشی سازی مرکز تماس خود، قادر خواهید بود هر نوع عملیاتی را بر روی آن، اجرایی کنید.

مرکز تماس از دو بخش سخت افزاری (IP PBX) و نرم افزاری (نرم افزار مرکز تماس) تشکیل شده است. در ادامه به طور کامل هر یک از این دو بخش را توضیح خواهیم داد. با ما همراه باشید.

سخت افزار و نرم افزارهای مرکز تماس هوشمند

همانطور که گفتیم، برای راه‌اندازی مرکز تماس، نیاز به یک دستگاه IP PBX است. در واقع اساسی‌ترین جزء مرکز تماس، سیستم IP PBX یا بخش سخت افزاری آن است. این سیستم متشکل از چند سخت افزار و قطعه کامپیوتری است. شما می‌توانید با خرید دستگاه IP PBX  مقدمات راه‌اندازی مرکز تماس خود را فراهم کنید. در ادامه با این دستگاه بیشتر آشنا خواهید شد.

IP PBX  چیست؟

IP PBX مخفف کلمات Internet Protocol Private Branch Exchange است. معنای ساده این کلمات، "جابه‌جا کننده خصوصی بر پایه اینترنت" است. IP PBX در واقع نسخه‌ی حرفه‌ای و به‌روز شده سیستم‌های قدیمی مرکز تماس است.

IP PBX خدمات بسیاری ارائه می‌دهد، به همین دلیل مورد توجه کسب و کارهای مختلفی قرار گرفته است. قابلیت‌های زیاد مرکز تماس مبتنی بر سیستم IP PBX، هر نوع کسب و کاری را به خود علاقمند ساخته است. البته این نکته را هم نباید فراموش کرد، این قابلیتها همگی وابسته به نرم افزار قابل نصب در دستگاه است.

حالا فرض کنید شما می‌خواهید با آقای اکبری در یک شرکت ساخت‌وساز ملاقات کنید. پس از ورود به شرکت، فردی در پذیرش شرکت وجود دارد تا شما را راهنمایی کند، نرم افزار مرکز تماس نیز تقریبا چنین کاری را برای شما انجام می‌دهد.
البته نرم افزار مرکز تماس با یک کارمند پذیرش، بسیار متفاوت است و از مهم‌ترین این تفاوتها‌، امکان شخصی‌سازی تلفن گویا در کسب و کارها با این نرم افزار است. همچنین می‌توانید یک تلفن گویای جذاب با صدای دلنشین یک گوینده و با منوهای مختلف، ایجاد کنید. در حقیقت تلفن گویا بخش اصلی ارتباط کاربران با سامانه پاسخگویی شرکت شماست.

امکانات نرم افزاری مرکز تماس هوشمند

نرم افزار مرکز تماس می‌تواند امکانات بی‌شماری را ارائه دهد. امکاناتی نظیر:

  • برنامه ریزی تلفن گویا مطابق نیازهای کسب و کار شما؛
  • انتقال دقیق و بی وقفه تماس‌ها؛
  • توانایی تشکیل شبکه ارتباط داخل سازمانی برای از بین بردن هزینه‌های مخابراتی؛
  • پاسخگویی خودکار، زمانی که شرکت شما تعطیل است؛
  • ایجاد صف‌های انتظار برای ارتباط با کارشناسان، با قابلیت‌های تغییر موسیقی انتظار، متن تبلیغاتی و ارائه آموزش به مشتریان برای تحمل مدت زمان انتظار در صف؛
  • پیامگیر صوتی برای از دست ندادن هیچیک از مشتریان؛
  • ضبط تمامی مکالمات با هدف بهبود کیفیت پاسخگویی کارشناسان؛
  • قابلیت ایجاد کنفرانس و تماس‌های چند نفره؛
  • ایجاد ارتباط با کارمندان شرکت، بدون محدودیت مکانی؛
  • ایجاد منشی هوشمند برای هرکدام از بخش‌ها؛
  • دریافت و ارسال خودکار فکس، با قابلیت ذخیره فایل‌ها؛
  • توانایی ایجاد گزارشات تفضیلی مختلف برای کنترل کامل عملکرد کارشناسان؛
  • می‌توانید هر عملیات و قابلیتی را بدون محدودیت به نرم افزار مرکز تماس خود اضافه کنید.

دستگاه‌های IP PBX در مدل‌های مختلف ارائه می‌شوند و هر نوع کسب و کار، از فروشگاه‌های کوچک تا سازمان‌های بین الملی را پوشش می‌دهند. شرکت نوین ویپ برای صرفه جویی در زمان شما، مرکز تماس مورد نیازتان را در سریع‌ترین زمان ممکن راه اندازی خواهند کرد فقط کافیست با دریافت مشاوره رایگان از کارشناسان این شرکت، زیر ساخت‌های لازم را فراهم نمایید.

همچنین برای سهولت در گزارش‌گیری، اطمینان از امنیت اطلاعات و ایجاد ارتباط پایدار با مرکز تماس خود، می‌توانید از سرورهای اینترنتی برای ذخیره اطلاعات استفاده کنید. این سرورها با توجه به نیاز هر کسب و کار ارائه می‌شوند. در ادامه با سرورهای اینترنتی قابل استفاده در مراکز تماس، بیشتر آشنا می‌شوید.

سرورهای اینترنتی مراکز تماس هوشمند

سرورهای اینترنتی، این مزیت را برای شما فراهم می‌کنند که هر ثانیه در هر نقطه از دنیا تنها با دسترسی به اینترنت پرسرعت، بتوانید به امکانات مرکز تماس خود دسترسی داشته باشید. بدین ترتیب به راحتی می‌توانید، گزارشات تماس، مکالمات ضبط شده، ایجاد تغییرات در نرم افزار و امکان دانلود اطلاعات را در اختیار داشته باشید. طبیعتاً با ایجاد ساختار قوی و با در اختیار داشتن سرورهای قدرتمند‌، سرعت و کیفیت ارائه خدمات به مشتریان بیشتر خواهد شد.

تا اینجا متوجه شدیم هنگامیکه مشتری با شرکت شما تماس می‌گیرد، سیستم گویا از او استقبال می‌کند و مشتری با شماره‌گیری داخلی بخش مورد نظر خود، می‌تواند با کارشناسان مجموعه ارتباط بگیرد.
همچنین وقتی مشتری شماره داخلی یک کارشناس را می‌گیرد، مستقیم به کارشناس مربوطه متصل می‌شود، البته اگر حجم درخواست‌ها برای ارتباط با همان کارشناس، زیاد باشد، نرم افزار مرکز تماس، به صورت خودکار مشتری را در صف تماس قرار می‌دهد تا به کارشناس مربوطه متصل شود. در ادامه به معرفی دستگاه‌های لازم برای پاسخگویی می‌پردازیم. با ما همراه باشید.

امکانات سخت افزاری مرکز تماس هوشمند

در گذشته، ارتباط و انتقال تماس به هریک از بخش‌های یک سازمان و یا افزودن خطوط جدید، به دلیل نیاز به سیم‌کشی و هزینه نصب و راه اندازی که مخابرات دریافت می‌کرد، هزینه‌های سنگینی را به همراه داشت. یعنی برای راه اندازی و توسعه مرکز تماس و همچنین جلب رضایت‌ مشتریان، می‌بایست هزینه‌های بسیاری را برای ارتباط با کارشناسان مجموعه می‌پرداختید، اما وقتی یک مرکز تماس هوشمند بر پایه اینترنت و شبکه‌سازی ایجاد کنید، هیچ هزینه اضافی برای ارتباطات سازمانی و انتقال تماس‌ها نمی‌پردازید.
مرکز تماس هوشمندی که بر پایه IP PBX باشد، با ایجاد یک شبکه ارتباطی با بخش‌های داخلی یک سازمان، همه بخش‌ها را بدون هیچ هزینه‌ای به یکدیگر، متصل می‌کند.

برای اینکه بتوانید از این مزایا استفاده کنید، لازم است تلفن‌های قدیمی و ساختارهای کهنه مبتنی بر خطوط مخابرات را با ساختارهای جدید نوین ویپ جایگزین نمایید. خوشبختانه نوین ویپ همه این اقدامات را توسط کارشناسان مجرب خود در کمترین زمان ممکن و با هزینه‌ای مناسب ارائه می‌دهد.

تجهیزات لازم برای ایجاد ارتباطات داخلی در مراکز تماس

تجهیزاتی که برای ایجاد ارتباطات داخلی لازم است، عبارتند از:

  • تلفن‌های تحت شبکه
  • Router با سیم یا وایرلس
  • مبدل‌های Gateway

Gateway ها مبدل‌هایی هستند که می‌توانند، خطوط آنالوگ را به مرکز تماس متصل کنند. دونوع Gateway برای تبدیل خطوط موجود است.

نوع اول: که خطوط تلفن آنالوگ را به مرکز تماس متصل می‌کند.

نوع دوم: که خطوط تلفن های دیجیتال را به مرکز تماس متصل می‌کند.

پس با تهیه تجهیزات Gateway می‌توانید از بیشتر ساختار مخابراتی خود استفاده کنید و به مرور اقدام به تبدیل تمامی خطوط و تجهیزات استفاده نمایید. در هر صورت برای برقراری تماس‌های دوطرفه و اختصاص دادن شماره تماس مخابراتی به هر یک از بخش‌های سازمانی، تجهیزات Gateway نقش اساسی را ایفا می‌کنند. برای تهیه دستگاه‌های Gateway متناسب با مرکز تماس خود، میتوانید به فروشگاه آنلاین نوین ویپ، مراجعه نمایید.

وقتی تمامی تجهیزاتی که در بالا معرفی شدند، نصب شوند، باز هم سیستم مرکز تماس عمل نخواهد کرد.! زیرا شما هنوز زیر ساخت شبکه را برای ایجاد ارتباط بین تجهیزات، راه اندازی نکرده‌اید.! برای این کار شما نیاز به مودم یا دستگاه‌های Router برای ایجاد ارتباط شبکه‌ای بین تجهیزات خود هستید.

مودم ، Router   و تجهیزات شبکه

وقتی می‌خواهیم به اینترنت متصل شویم، از دستگاهی به نام مودم استفاده می‌کنیم. مودم‌ها با استفاده از ظرفیت کابل‌های تلفن، ما را به دنیای اینترنت متصل می‌کنند. هر چه قدر کیفیت مودم و کابل‌های تلفن بیشتر باشد، مطمئناً سرعت و کیفیت تماس نیز بیشتر خواهد شد.
بااین‌حال امروزه تجهیزات به ‌روزتر و قدرتمندتری برای اتصال به اینترنت به بازار آمده‌اند. سیستم مرکز تماس، نیازمند اتصال به اینترنت و اتصال دائم به شبکه داخلی شرکت شماست که باید سرعت و کیفیت مناسبی نیز داشته باشد، این امکانات را Router و تجهیزات شبکه فراهم می‌کنند.

در یک سیستم مرکز تماس هوشمند، ارتباط بخش‌های داخلی یک سازمان به‌ وسیله‌ تجهیزات شبکه و اینترنت صورت می‌گیرد. بر همین اساس می‌توان یک سیستم قدرتمند را متصور شد که بدون مکث، هر ثانیه منتظر دریافت تماس کاربران است و عملیات خود را بر روی اینترنت و شبکه داخلی شرکت انجام می‌دهد.
این سیستم نیاز دارد که اتصال سریع ، دائم و باکیفیت با اینترنت داشته باشد. این امکان را  Router ها انجام میدهند. Router برای اینکه بتواند با بخش‌های سازمان ارتباط داشته باشد، نیازمند اتصال است. این اتصال را کابل‌های LAN یا شبکه وایرلس می‌توانند ایجاد کنند. شبکه وایرلس مطمئنا کم هزینه‌تر و بی دردسر تر از کابل کشی‌های طولانی است. پس از برقراری اتصال بین تجهیزات، مرکز تماس بدون مشکل و بی وقفه نیاز کابران را برطرف خواهد نمود.

در پایان؛ مرکز تماس هوشمند خود را راه اندازی کنید.

همانطور که گفتیم، اکثر کسب و کارهای موفق برای جذب مشتریان بیشتر و کسب رضایتمندی حداکثری آنها، مراکز تماس هوشمند خود را راه اندازی کرده‌اند.

اگر شما هم می‌خواهید با راه اندازی مرکز تماس هوشمند برای کسب و کار خود از قافله عقب نمانید و از رقبای خود پیشی بگیرید، کم هزینه‌ترین راه را کارشناسان مجرب نوین ویپ به شما پیشنهاد می‌دهند. نوین ویپ با داشتن سابقه طولانی در نصب و راه اندازی کامل یک مرکز تماس هوشمند، شما را تا انتهای مسیر همراهی می‌کند.

بدون دیدگاه
مشاوره تلفنی رایگان