فکس (fax) یا دورنگار چیست؟ چگونه راه اندازی می‌شود؟

این روزها سازمان‌ها و شرکت‌ها متوجه این موضوع شده‌اند که ارسال و دریافت فکس به روش سنتی چقدر باعث هدر رفتن منابع و هزینه‌های آن‌ها می‌شوند. با پیشرفت روز افزون تکنولوژی و گسترش فناوری ویپ (VOIP) در جهان امروز، ارسال و دریافت فکس به صورت کاملاً الکترونیکی و نرم افزاری امکان‌پذیر می‌باشد.

پس به جرات می‌توان گفت اگر سازمان‌ها و شرکت‌ها با تکنولوژی روز دنیا همراه باشند، پیشرفت بسیار بیشتری نسبت به رقبای خود خواهند داشت. در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا شما را با مزایا و معایب استفاده از نرم افزار فکس ویپ آشنا کنیم.

ویپ (VOIP)

تا ۳۰ سال پیش که اینترنت وجود نداشت، تنها راه ایجاد ارتباطات محاوره‎ای، تلفن بود که البته برای ارتباط با فواصل دور، برای تماس‌گیرنده هزینه‌های زیادی را دربرداشت، اما حالا با گسترش فناوری‌های پیشرفته نرم افزاری و سخت افزاری، همچون رایانه‌‌های شخصی و شبکه اینترنت و... ارتباطات با هزینه کمتر و البته با کیفیت بیشتری امکان‌پذیر شده است.

امروزه تبادل اطلاعات تصویر، صدا، فایل‌ها و مستندات مثل ارسال اطلاعات از طریق فکس (fax) و با استفاده از نرم افزارهای کاربردی، در سایه تکنولوژی VoIP و از طریق اینترنت، صورت می‌گیرد.

 

ارسال و دریافت فکس از طریق نرم افزار ویپ

پیش از اینکه ارسال فکس با استفاده از نرم افزار ویپ ممکن شود، ارسال فکس از طریق تلفن‌های سنتی مخصوص فکس انجام می‌شد که هزینه‌های زیادی نیز در برداشت. بنابراین اگر از دستگاهای پر دردسر فكس خسته شده‌ايد از مزيت‌های (VOIP) ويپ، امكان ارسال و دريافت فكس بدون نياز به دستگاه فكس می‌باشد، حتی می‌توانيد فكس‌های دريافتی را در پست الكترونيک خود نیز مشاهده نماييد.

نرم افزار‌های فکس ویپ دیتا را به کدهای خاصی تبدیل می‌کنند و از طریق پروتکل‌های ویپ آن‌ها را ارسال می‌کنند. نحوه ارسال در این روش با استفاده از سیستم‌های آنالوگ یا سیگنال‌های صوتی نیست.
نرم افزار معمول و عمومی که برای فکس نصب می‌شود نرم افزار hylafax می‌باشد. در سیستم‌هایی مانند IPBX نیز از همین نرم افزار برای دریافت و ارسال فکس استفاده می شود. به طور پیش فرض دستورات نصب فکس مانند install-fax در این دستگاه پیش بینی شده است. جهت دریافت فکس در این سیستم از طریق ایمیل لازم است که ارسال ایمیل خود را در IPBX کامل کرده باشید.

ویژگی‌های فکس ویپ

• امکان ارسال و دريافت 1 تا 32 خط فکس به طور همزمان.
• ارسال فکس به صورت دستی و خودکار در محيط‌های مختلف نرم افزاری.
• پشتيبانی از کليه فرمت‌های (BMP-PDF-TIF-GIF-JPG-HTML-DOC).
• سیستمی بسيار مناسب برای نمايش، مديريت و ويرايش فکس‌ها با پسوند (TIF).
• دارای قابلیت تماس خودکار جهت ارسال فکس ساده.
• امکان ايجاد قوانين مختلف برای فکس‌های دريافتی يا کارتابل کاربران
• دارای وب سرويس، (DLL و API) واسط.
• سيستم آرشيو و بايگانی دستی و خودکار فکس‌های دريافتی و ارسالی.
• قابليت کنترل و مديريت کليه زنگ‌های هشدار نرم افزار.
• پشتیبانی از نسخه ويندوز سرور، ويندوز کلاينت، پنل تحت وب و مديريت تلفنی سيستم.
• سازگاری با (Outlook و Exchange).
• دارای ابزاری خاص برای شرکت‌های توليد کننده نرم افزار (فکس اتوماسيون اداری، مالی و CRM و...)
• دارای گالری فايل‌های صوتی و درختواره‌های (IVR) با قابليت دسته‌بندی موضوعی برای راحتی کاربر.
• مديريت ترافيک خطوط جهت ارسال فکس در زمان‌های شلوغی سازمان.
• قابليت ارسال فکس‌های دريافتی به پست الکترونیک کاربران.
• مديريت پرينتر و کاربران مجاز به استفاده از آن و يا پرينت فکس‌های مهم.
• موتور مجزا جهت ارسال و دريافت فکس.
• امکان بارگزاری فکس‌ها بر روی (FTP) هاست سازمان.
• امکان دريافت مستقيم فايل از اسکنر و ارسال به صورت فکس.
• امکان تعريف کردن منو به تعداد نامحدود و تقسيم بندی فکس‌های دريافتی.
• قابليت ارسال اتوماتيک و هوشمند فکس بر حسب برنامه زمانی منظم.
• ارسال گروهی فکس با مديريت کليه تنظيمات مربوطه.
• ايجاد سيستم پشتيبان‌گيری منظم طبق برنامه زمانی قابل تنظيم.

مزایای استفاده از نرم افزار فکس ویپ

1. هزینه صرف شده برای ارسال و دریافت فکس از طریق سیستم ویپ آنقدر ناچیز است که در یک سازمان بزرگ با نیازهای مختلف جهت برقراری ارتباط با مشتریان در واقع رایگان به شمار می‌آید.

2. ارسال فکس از طریق پروتکل‌های اینترنتی تنها 1 درصد از حجم پهنای باند را درگیر می‌کند که نهایتا پیام با حجم کم به دست دریافت‌کننده خواهد رسید.

با استفاده از فناوری فکس ویپ، هر کاربر می‌تواند فکس‌های دریافتی خود را به صورت سند الکترونیکی ذخیره کرده و در ایمیل خود نیز مشاهده نماید و یا هر فایل الکترونیکی (تصویر، متن یا pdf) را به عنوان فکس ارسالی به تعداد بالا برای سازمان‌ها در مدت زمان بسیار کوتاه ارسال نماید که این امر باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.

سخن آخر

با استفاده از نرم افزار ویپ، امکان ارسال و دریافت فکس‌ها از طریق پروتکل‌های ویپ و از طریق اینترنت انجام می‌شود. با اینکار بدون هیچ دستگاه دست و پاگیری که تنها فضای زیادی اشغال می‌کند، با کمترین هزینه و در کمترین زمان ممکن اطلاعات و مستندات خود را به صورت فکس الکترونیکی ارسال خواهید کرد.
اگر به افزایش کیفیت خدمات و کاهش هزینه‌های خود فکر می‌کنید، پیشنهاد می‌کنیم برای استفاده از خدمات منحصر به فرد نوین ویپ و کسب اطلاعات بیشتر با شماره‌گیری 91029108_021 از مشاورۀ رایگان کارشناسان ما، بهره‌مند شوید.