با پیشرفت دنیای تکنولوژی مشاغل موفق شدند که تجهیزات جدیدی وارد شرکت‌های خود کنند. این تجهیزات با صرفه‌جویی در منابع مالی و انسانی، منفعت‌های بسیاری در اختیار مشاغل قرار داده است.
یکی از این تکنولوژی‌های جدید در زمینه ارتباطات تلفنی ویپ (voip) است. در ابتدا ورود سیستم ویپ به بازار، استفاده و انطباق آن بسیار به کندی پیش می‌رفت، اما در دهه گذشته استفاده از این سیستم در بین کسب و کارها تا نود درصد افزاییش پیدا کرده است و تقریبا هیچ شرکت یا مجموعه‌ای را پیدا نمی‌کنید که از خدمات ویپ استفاده نکند.
در این مطلب قصد داریم شما را با این فناوری ارتباطی و نحوه نصب و راه اندازی آن در کسب و کارها آشنا سازیم. بنابراین اگر کسب و کاری دارید و به همگام بودن با تکنولوژی‌های روز، اهمیت می‌دهید، تا پایان این مقاله همراه ما باشید.
ویپ (voip) و مزایای آن
ویپ، فناوری است که به شما امکان برقراری و دریافت تماس از طریق اینترنت را می‌دهد. مزایای بسیاری که این تکنولوژی جدید در اختیار مشاغل قرار داده باعث افزایش رضایت مشتریان گردیده و نقص‌های سیستم سنتی سانترال را کاملا پوشش داده است. این مزایا به صورت خلاصه عبارتند از:
- هزینه‌های پایین‌تر
- افزایش دسترسی به خدمات متنوع‌تر
- کیفیت صدای واضح‌تر
- امنیت بیشتر
- کاربردهای متعدد و چندگانه برای مشاغل
ممکن است شما نیز برای سازمان و مجموعه خود به فکر خرید یک سیستم تلفنی ویپ افتاده باشید. هزینه راه‌اندازی این سیستم با توجه به نیاز هر شرکت متفاوت است و با توجه به سخت‌افزارها و نرم‌افزارهایی که قصد استفاده از آنها را دارید می‌تواند متغیر باشد. به همین خاطر در ادامه این مقاله قصد داریم تا به صورت خلاصه مواردی که برای خرید سیستم ویپ باید مدنظر داشته باشید را بگوییم و هزینه‌های راه‌اندازی یک سیستم ویپ معمولی را با توجه به شرایط فعلی شما تخمین بزنیم.
خرید و راه‌اندازی سیستم ویپ
یک سیستم ویپ برای اینکه در مرکز تماس ما بازخورد منا به برنامه‌ریزی دقیق و پیش‌بینی نیاز دارد. مثلا برای یک کاربر خانگی ممکن است تنظیم ویپ تنها چند دقیقه به طول بیانجامد، اما برای یک شرکت زنجیره‌ای تا چند روز زمان‌بر باشد. به همین منظور بررسی نکات زیر قبل از خرید ویپ از اهمیت بسیاری برخوردار است:
بررسی تعداد کاربران و اپراتورهای مرکز تماس مجموعه
بررسی این موضوع به شما کمک می‌کند تا تعداد خطوط مورد نیاز و حجم تماس‌ها دریافتی و خروجی شرکت را پیش‌بینی کنید. همچنین اگر این موضوع با دقت بررسی و مشخص شود، می‌تواند موجب صرفه‌جویی در هزینه‌ها گردد. زیرا برخی از اپراتورها نیازی به داشتن شماره مخصوص ندارند و تنها یک یا چند داخلی برای آنها کافی است.
بررسی اتصالات اینترنت و سرعت آن
آیا سرعت اینترنت شما برای حجم کاربرانی که از آن استفاده می‌کنند کافی است؟ اگر سرعت اینترنت برای اپراتورها کافی نباشد موجب اختلال در پاسخ‌گویی می‌شود در این صورت هم هزینه و زمان خود را برای خرید تجهیزات ویپ دور ریخته‌اید و هم باعث نارضایتی مشتریان شده‌اید.
تعیین بودجه
ویپ تنوع بسیاری از تجهیزات و ماژول‌های گوناگون را ارائه می‌دهد. بررسی بودجه به شما کمک می‌کند که تمرکز خود را بر روی خرید تجهیزات اولیه بگذارید و از توجه به تجهیزات جانبی اجتناب کنید.
کارشناسان ویپ با توجه به شرایط کسب و کار شما مبلغ حدودی به شما اعلام خواهند کرد که در مقایسه با بازدهی این سیستم برای مجموعه شما، بسیار ناچیز خواهد بود.
یادداشت موارد مورد انتظار از سیستم
همان‌طور که قبلا گفتیم ویپ تجیهزات و قابلیت‌های بسیاری دارد. شما باید قبل از خرید لیستی از انتظارات خود را از این سیستم بنویسید تا هنگام خرید دچار سردرگمی نشوید و بودجه خود را با انتخاب غلط به هدر ندهید.
ویژگی‌هایی از قبیل شماره تلفن مخصوص هر اپراتور، انتقال تماس، تماس کنفرانسی، اتصال به vpn و... از جمله تجهیزات و امکاناتی که است یک سیستم ویپ می‌تواند در اختیار شما قرار دهد، اما کاربرد آن از یک شرکت به شرکتی دیگر متفاوت است. مشخص کردن ویژگی‌ها مانع از هدررفت سرمایه می‌شود و روند انتخاب و خرید را سرعت می‌بخشد.
مقایسه و انتخاب شرکت ارائه‌دهنده سرویس ویپ
با توجه به ویژگی‌هایی که در مراحل قبلی مشخص کرده‌اید اکنون وقت آن است که ارائه‌دهنده سرویس ویپ را انتخاب کنید. شما در این مرحله باید با توجه به اولویت‌بندی خود سرویس‌های ارائه دهنده ویپ را پیدا کنید، سپس ویژگی‌ها و قابلیت‌های آنها از جمله گارانتی، افزونه‌ها، پشتیبانی و... را با یکدیگر مقایسه و با آگاهی کامل بهترین شرکت ارائه دهنده سرویس‌های ویپ را انتخاب کنید.
اکثر این سرویسها بین سه تا هفت روز قابلیت ارائه خدمات رایگان دارند و شما می‌توانید با استفاده از این قابلیت از نسخه دموی سیستم آنها استفاده کرده و کیفیت خدمات را بسنجید.
تنظیم و پیکربندی تلفن تحت شبکه
پس از تنظیم تلفن وقت آن است که سخت‌افزار خود را سفارش دهید. جالب است بدانید که اغلب خدمات ویپ بدون تلفن سخت‌افزاری و تنها با یک آداپتور قابل استفاده هستند. به این صورت که شما می‌توانید با کمک یک گیتوی تلفن‌های سانترال را به ویپ تبدیل کنید یا با اتصال تلفن همراه به رایانه، از آن به عنوان تلفن استفاده کنید. اما باز هم خریداری تلفن مخصوص ویپ به شما کمک می‌کند که راحت‌تر از قابلیت‌های آن استفاده کنید. با برررسی انواع مدل‌های مختلف تلفن‌های تحت شبکه در بازار و ویژگی‌های آن می‌توانید خرید خود را انجام دهید.
تجهیزات ویپ برای راه‌اندازی کال سنتر
بعد از راه اندازی مرکز تلفن و ارتباط با خطوط شهری، نیاز است تا کاربران نیز به سیستم تلفنی متصل شوند. برای کاربران ویپ نیز روش‌های مختلفی جهت بهره مندی از امکانات ویپ ارائه شده است.
راهکار اصلی که تمامی قابلیت‌های ویپ را برای کاربر فراهم می‌کند، استفاده از تلفن‌های ویپ یا همان IPPhone ها هستند. اما در صورتی که دنبال کم کردن هر چه بیشتر هزینه‌ها در فاز اول هستید، می‌توانید از تلفن‌های نرم افزاری یا همان Softphone استفاده کنید. در ادامه قصد داریم به بررسی هزینه‌های سخت‌افزاری برای خرید تجهیزات ویپ بپردازیم.
گیتوی
این محصول که برای اتصال خطوط تلفن شهری و سانترال به مرکز تلفنی استفاده می‌شود با توجه به تعداد خطوط شهری بیزینس شما متفاوت است. حداقل قیمت این کارت‌ها از یک میلیون تومان شروع شده تا پنج میلیون تومان متغیر است.
خرید تلفن
تلفن‌های موجود در بازار ایران با توجه به مدل و برند آنها تفاوت قیمت زیادی را متحمل می‌شود. اما به صورت کلی این تلفن‌های سخت‌افزاری از حدود پانصدهزار تومان شروع شده و با بهبود کیفیت و ویژگی‌های تلفن قیمت آن نیز افزایش پیدا می‌کند.
راه‌اندازی زیرساخت
برخلاف سیستم تلفنی سنتی، ویپ نیازی به زیرساخت ندارد و از نرم‌افزارهای کامپیوتری استفاده می‌کند. این افزونه‌ها تقریبا هیچ هزینه‌ای برای مجموعه شما دربرنخواهد داشت.
هزینه‌های جانبی
سرویسها و تنظیماتی که بر روی مراکز تلفنی راه‌اندازی می‌شود، کیفیت مرکز تلفن، افزونه و ماژول‌ها، پشتیبانی و گارانتی ارائه شده و... از جمله هزینه‌هایی است که شما باید برای مجموعه خود صرف کنید و با توجه به نیاز شما از سه میلیون تومان تا هشت میلیون تومان متغیر است. تمام تجهیزات و لوازم جانبی راه‌اندازی مرکز تلفن ویپ که در این بخش به آنها اشاره شد در فروشگاه نوین‌ویپ موجود است. نوین‌ویپ به عنوان یکی از معترترین مراکز فروش تجهیزات ویپ با قمیتی مناسب این محصولات را به شما ارائه می‌کند.
معروفترین سرویس‌های ارائه‌دهنده سیستم‌های ویپ
در این بخش به معرفی سه تا از معروفترین سرویس‌های ویپ می‌پردازیم و ویژگی‌های آنها را با یکدیگر مقایسه می‌کنیم.
RingCentral
قابلیت‌ها:
- تماس تلفنی نامحدود
- مدیریت سیستم و تلفن
- تلفن‌های کنفرانسی
- گزارش کامل تماس‌ها
- تجهیزات PBX VOIP و Cloud برای مقیاس‌های بزرگ
- پشتیبانی از خطوط داخلی زیاد
این مجموعه خدمات عالی ارائه می‌کند اما به دلیل قیمت زیاد؛ قابل استفاده در شرکت‌های کوچک نیست. RingCentral برای مجموعه های متوسط و بزرگ مقرون به صرفه‌تر است ویژگی‌های آن بیشتر کاربرد دارد.
Jive
این سرویس همانند رقیب خود Ring central، ویژگی‌ها و قابلیت‌های مشابهی را ارائه می‌دهد و حتی برخی از خدمات آن مانند نظارت بر تماس رایگان است. قیمت‌گذاری این برند به نسبت رقبا عالی است و هرچه مجموعه شما کاربر یا اپراتور بیشتری داشته باشد هزینه آن کمتر است.
سایر ویژگی‌ها:
- کنترل خودکار در تماس
- شماره‌های داخلی مطابق با پیش‌شماره شهر
- امکانات صف تماس، ظبط تماس، ویس میل
- PBX
معایب این سرویس از دو منبع ناشی می‌شود. اول اینکه تماس‌های بین‌المللی با jive بسیار گران و هزینه‌بر است و دوم اینکه کنفرانس‌های تماس ویدئویی آن محدودیت‌های دامنه پایینی دارند. به صورت کلی این سرویس برای بیزنیس‌های تجاری متوسط و کوجک مناسب است و خدمات ارزان تجاری ارائه می‌کند.
NexTiva
این برند یکی از بهترین سرویس‌های ارائه دهنده ویپ با قیمتی مناسب است که ترکیب خوبی از ویژگی‌های ویپ را به بیزینس‌ها ارائه می‌دهند. کم هزینه‌ترین برنامه‌های این سرویس شامل تماس‌های نامحدود، پیام کوتاه و پیام صوتی است. سایر ویژگی‌های این سرویس عبارت است از:
- ویس میل
- CRM
- قابلیت چت و تایپ
- کنفرانس از طریق تلفن
با وجود اینکه NexTIva یکی از مناسب‌ترین و به صرفه ترین سرویس‌های ارائه‌کننده ویپ از نظر قیمت است، اما مشتریان خود را برای بستن قرادادهای سه ساله تشویق و ترغیب می‌کند. علاوه بر این لیست پیشنهادی آنها برای ویپ از حداقل 100 نفر اپراتور و کارمند تدارک دیده شده است و این موضوع ممکن است باعث سردرگمی کسب و کارهای کوچک شود.
نوین ویپ (novinvoip)
نوین ویپ همراه تمام کسب‌و‌کارهایی است که به بهینه‌سازی هزینه‌ها و افزایش کیفیت ارائه خدمات خود فکر می‌کنند. این شرکت ایرانی با ارائه کامل‌ترين و جامع‌ترین راه‌کارهای فناوری VoIP، از جمله يکپارچه‌سازی سيستم‌های تلفن بر روی شبکه IP، ايجاد مراکز تلفن مبتنی بر IP-PBX، انتقال خطوط تلفن گویا بر روی بستر IP، مکالمه صوتی و تصویری بر روی بستر IP بین چندین نقطه و همچنین ارائه مراکز تلفن نرم‌افزاری و سخت افزاری، مشغول به فعالیت می‌باشد.
خدمات نوین ویپ
- نصب و راه اندازی مراکز تماس ویپ و تلفن گویا
اگر به دنبال صرفه‌جویی در هزینه، زمان و رضایتمندی مشتریانتان هستید، با نصب و راه‌اندازی تلفن گویا، می‌توانید خدمات تلفن شرکت و سازمان خود را به صورت حرفه‌ای، مدیریت کنید.
- سامانه گزارش‌دهی نوین ویپ
سیستم گزارش‌دهی ویپ، مدیریت تماس‌های تلفنی سازمان شما را با ارائه گزارش تمامی تماس‌ها به صورت آنلاین، پیامک و ایمیل فراهم می‌کند تا از افزایش عملکرد سازمان خود، بهره ببرید.
- سامانه مشاوره تلفنی
نوین ویپ، با استفاده از تکنولوژی‌های روز دنیا، امکان مشاوره تلفنی را برای همه کسب‌و‌کارها و افرادی که مایل به ارائه خدمات مشاوره غیر حضوری و تلفنی هستند، فرآهم آورده است.
- ماژول‌های تلفن گویا
نوین ویپ با ماژول‌های منحصر به فرد خود امکانات حرفه‌ای را در اختیار مراکز تماس می‌گذارد و طبق نیازها و انتظارات کسب و کارها، سیستم ویپ آنها را به صورت سفارشی نصب و راه‌اندازی می‌نماید.
در هر صورت راه‌اندازی صحیح و درست تلفن تحت شبکه باعث می‌شود تا سال‌های طولانی قابلیت استفاده داشته و هزینه خسارت اندکی را به شرکت وارد شود. برای خرید و راه‌اندازی ویپ باید به خوبی بدانید که انتظاراتتان از یک سیستم تلفنی چیست و به این نکته توجه کنید که تلفنی که برای شرکت شما بهترین گزینه است لزوما برای بیزینس دیگری توصیه نمی‌شود.
از آنجاکه سیستم‌های سانترال و خطوط مخابراتی موجب کاهش بهره‌وری شرکت شما شده و هزینه‌های کسب و کارتان را افزایش می‌دهند، پیشنهاد می‌کنیم که از سیستم‌های ویپ استفاده کنید.
اگر هم‌چنان در خرید سیستم‌های تلفنی ویپ دچار تردید هستید می‌توانید از مشاوره رایگان نوین ویپ که در زمینه ارائه خدمات تلفن گویا بر پایه VOIP، همچون ارائه مراکز تلفن نرم افزاری و سخت افزاری و ارائه جامع‌ترین راهکار يکپارچه‌سازی سيستم تلفنی سازمان‌ها بر روی شبکه IP فعال است، بهره بگیرید. نوین ویپ با ارائه خدمات ارتباطات تلفنی مانند نصب و راه اندازی سرور ویپ (مرکز تلفن تحت شبکه)، واگذاری خط تلفن از اپراتورهای ثابت کشور و فروش تجهیزات ویپ به رشد و توسعه کسب و کار شما کمک خواهد کرد.
