امروزه مدیران ارشد، مسئولان و مدیران داخلی شرکتها و سازمان‌ها، تمایل دارند تصمیمات مدیریتی خود را بر اساس گزارشاتی مستند اتخاذ نمایند تا ریسک هرگونه تصمیم نابجا را کاهش داده و برای رسیدن به اهداف اساسی سازمان خود، در مسیری درست حرکت کنند.
اما از آنجاکه نحوه تهیه و محتوای گزارشات مدیریتی، بر وضعیت حال و آینده شرکت یا سازمان من جمله در سرمایه‌گذاری‌ها، هزینه‌ها، روش‌ها، خط مشی‌ها و حتی بر ابقاء و یا استخدام پرسنل، تاثیر زیادی دارند، بنابراین نزد کسب و کارها از اهمیت بالایی برخوردار هستند.
در این مقاله شما را با سامانه گزارش گیری متصل VOIP آشنا خواهیم نمود. در این سامانه یا پنل، گزارشات عملکرد هریک از کارکنان سازمان، اپراتورها و همچنین گزارشات تماس مشتریان، قابل بررسی و ارائه خواهد بود.
و حالا اگر جزء مدیرانی هستید که تمایل دارید برای کنترل امور و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی از فناوری ویپ در کسب و کار خود، استفاده و حرفه‌ای عمل کنید تا علاوه بر ارتقاء کیفیت خدمات، به شمار مشتریان‌تان نیز افزوده شود، تا پایان این مقاله همراه ما باشید.
گزارشات منحصر به فرد مدیریتی
اگر گزارشات مدیریتی به درستی تنظیم، تدوین و ارائه گردند و در آنها از از آمار مقایسه‌ای نیز استفاده شود، در تصمیم‌گیری بهتر مدیران و در پیش‌برد اهداف سازمانی، کمک به سزایی خواهند نمود، چراکه مدیران سازمان، علی الخصوص مدیران واحد پشتیبانی و فروش مجموعه‌ها، بدون در اختیار داشتن گزارشات استاندارد، قادر نخواهند بود تصمیمات مقتضی را در زمان مناسب خود اتخاذ نمایند.
با توجه به اینکه در سیستم‌های سانترال و سنتی، بازیگر نقش اصلی در مراکز تماس سازمانی، تلفن‌های سخت افزاری هستند، بدیهی است از سخت افزار نمی‌توان انتظار ارائه گزارش داشت، اما در سیستم‌های ویپ نقش اصلی را نرم افزار ایفا می‌کند، بنابراین گزارشات مختلفی از سیستم ویپ قابل استخراج می‌باشد. این تنها یکی از دلایل برتری ویپ نسبت به سیستم سانترال، است.
سیستم گزارش‌دهی ویپ، مدیریت تماس‌های تلفنی شرکتها و سازمان‌ها را با ارائه گزارش تمامی تماس‌ها به صورت آنلاین، پیامک و ایمیل فراهم می‌کند تا مدیران با بررسی و ارزیابی گزارشات عملکردی پرسنل خود، در پی بهبود کیفی خدمات کسب و کار خود باشند.
پنل گزارش‌گیری ویپ
یکی از مهمترین قابلیت‌های ویپ، پنل گزارش‌گیری آن است. در این پنل، گزارش عملکرد هریک از کارکنان سازمان و همچنین گزارش تماس‌های مشتریان قابل ارائه و بررسی خواهد بود. در ادامه با گزارشات عملکرد کارکنان و مشتریان در سیستم ویپ آشنا می‌شوید:
1. گزارش عملکرد کارکنان (اپراتورهای سیستم)
ارائه گزارش تفصیلی سیستم ویپ از عملکرد کارکنان، به دو صورت انجام می‌پذیرد
الف: ارائه گزارش تفصیلی صف پاسخگویی (تماس‌های ورودی)
ب: ارائه گزارش تفصیلی تماس‌های خروجی
این گزارشات با جزئیاتی همچون تعداد و مدت زمان تماس کاربران، زمان ورود و خروج هر اپراتور، مدت زمان پاسخگویی، مدت زمان انتظار مشتری تا اتصال به اپراتور و... با تاریخ شمسی، به راحتی امکان ارزیابی و تحلیل عملکرد کارکنان را فراهم می‌آورد، در نتیجه بهبود و توسعه سازمان را به همراه خواهد داشت.
همچنین این سیستم، گزارش اینکه اپراتورها در چه دپارتمان‌هایی و در چه صف‌هایی پاسخگو بوده‌اند، چه تماس‌هایی به آنها منتقل و پاسخ داده شده و یا کدام تماس‌ها بی پاسخ مانده و... را نیز فراهم می‌نماید.
سیستم گزارش‌گیری ویپ را می‌توان به گونه‌ای برنامه‌ریزی نمود که عملکرد هر اپراتور با کد اختصاصی که در سیستم برای وی تعریف می‌شود، قابل پیگیری باشد. بنابراین به ازای ورود و خروج هر اپراتور، گزارش جامعی از عملکرد وی بر روی سیستم قابل مشاهده خواهد بود.
همچنین قابلیت دانلود مکالمات هر اپراتور از دیگر مزایای سیستم گزارش‌گیری ویپ محسوب می‌شود، چراکه امکان ارزیابی نوع پاسخگویی اپراتورها را به مشتریان، امکان‌پذیر می‌سازد.
2. گزارش تماس مشتریان
در سیستم ویپ، با هدف افزایش رضایتمندی مشتریان، می‌توان مدت زمان انتظار مشتری در صف پاسخگویی، تکریم مشتری و حتی فایل مکالمات مشتریان و اپراتورها را در پنل گزارشات، مشاهده نمود.
پنل گزارش‌گیری نوین ویپ
چنانچه در پی تغییر و تحول در کسب و کار خود هستید و سعی دارید ریسک تصمیمات سازمانی خود را به حداقل برسانید، ما به شما استفاده از پنل گزارش‌گیری حرفه‌ای نوین ویپ را پیشنهاد می‌کنیم.
پنل گزارشات نوین ویپ به صورت اختصاصی، با برنامه‌نویسی دقیق و با توجه به نیاز سازمان‌ها نوشته شده و قابلیت برنامه‌ریزی و سفارشی‌سازی را نیز داراست، بطوریکه هر شرکت و سازمان با توجه به سیاست‌های مدیریتی و اهداف سازمانی خود، پنل گزارش‌گیری منحصر به فردی بر روی سیستم ویپ خود دریافت خواهد نمود.
پنل گزارش‌گیری حرفه‌ای نوین ویپ، امکان دریافت گزارشات تفصیلی مربوط به هر بخش از سازمان، امکان مقایسه عملکرد پرسنل، مشاهده پیک شلوغی سیستم و اطلاع از نوع عملکرد هر دپارتمان (پشتیبانی، فروش و...) و... را به مدیران می‌دهد تا تصمیمات لازم را در زمان مناسب خود، اتخاذ نمایند.
چرا پنل گزارشات نوین ویپ؟!
وقت آن رسیده تا با استفاده از فنآوری پیشرفته ویپ با مراکز تماس سنتی خداحافظی کنید. با نصب و راه‌اندازی سامانه تلفن گویا نوین ویپ، قادر خواهید بود در پنل گزارشات سامانه، گزارشات لحظه‌ای عملکرد پرسنل سازمان خود را دریافت و حتی از راه دور و به صورت غیرمستقیم، مجموعه خود را مدیریت کنید.
با گزارشات دقیق و تخصصی نوین ویپ، امکان ارزیابی و تحلیل عملکرد کارکنان، اتخاذ تصمیمات مدیریتی به موقع و در نتیجه بهبود و توسعه سریع سازمان فراهم خواهد داشت. در ادامه با مزایا و امکانات حرفه‌ای پنل گزارش‌گیری نوین ویپ، بیشتر آشنا خواهید شد.
مزایای پنل گزارش‌گیری نوین ویپ
- انتخاب نوع گزارشات دریافتی از سیستم و بررسی دقیق و هوشمندانه مجموعه؛
- پیگیری بهتر امور مشتریان با آگاهی از وضعیت تماس‌های صف پاسخگویی؛
- ارزیابی بازدهی هریک از پرسنل با بررسی و تحلیل عملکرد روزانه آنها؛
- ترسیم صحیح راه توسعه و پیشرفت سازمانی توسط مدیران؛
- تنظیم و سفارشی‌سازی پنل گزارش‌گیری ویپ با اهداف سازمانی مجموعه؛
- تحلیل و ارزیابی سازمان با ارائه گزارشات و نمودارهای آماری و مقایسه‌ای در پنل گزارشات؛
- و...
انواع گزارشات حرفه‌ای پنل گزارش‌گیری نوین ویپ
گزارشات مدیریتی
امکان دریافت گزارشات ورود و خروج اپراتورها، گزارشات تفصیلی تماس‌های صف، گزارش وضعیت تماس‌های صف، گزارشات آماری صف‌ها، گزارشات تفصیلی تماس‌های خروجی، گزارشات مربوط به نظرسنجی تلفنی و پیامکی، گزارش وضعیت تماس‌ها و... در پنل گزارش‌گیری وجود دارد.
گزارشات تفصیلی
گزارشات تفصیلی تماس‌های صف پاسخگویی، علاوه بر امکان دانلود مکالمات، امکان مشاهده شماره‌ی تماس‌گیرنده، وضعیت تماس (پاسخ داده شده/نشده و انصراف تماس گیرنده)، مدت زمان انتظار مشتری در صف، تاریخ و زمان تماس، مدت مکالمه و کد اپراتور پاسخگو را جهت پیگیری بهتر امور مشتریان، می‌دهد.
گزارشات آماری صف‌ها
در گزارشات آماری صف‌های پاسخگویی، مدت حضور اپراتورها در سیستم، مدت DND (غیرفعالسازی سیستم پاسخگویی توسط اپراتور)، مجموع مدت پاسخگویی، تعداد تماس‌های پاسخ داده شده، تعداد تماس‌های بدون پاسخ، مجموع مدت تماس‌های خروجی برای هریک از اپراتورها، قابل مشاهده است.
گزارشات تفصیلی
مدیران با مشاهده گزارشات جامع عملکردی در سیستم، در هر لحظه، امکان مقایسه و ارزیابی فعالیتهای هریک از پرسنل و دپارتمان‌ها را جهت مدیریت و اتخاذ تصمیمات مناسب مدیریتی، خواهند داشت.
گزارشات اختصاصی
نوین ویپ، با توجه به اهداف و نیازهای هر کسب و کار، امکان طراحی و پیاده‌سازی پنل گزارشات مخصوص به هر سازمان را فراهم می‌آورد.
گزارشات آماری و نموداری
با دریافت گزارشات آماری و نموداری، در بازه‌های زمانی مشخص، امکان مقایسه و تحلیل عملکرد پرسنل و مانیتورینگ دقیق تماس آنها، فراهم می‌باشد.
امکانات حرفه ای پنل گزارشات نوین ویپ
امکان مانیتورینگ تماس‌ها
امکان مشاهده فعالیت مرکز تماس به صورت نمایش اپراتورهای در حال مکالمه، اپراتور غیرفعال (DND) و فعال.
نمایش نمودار تماس‌ها
امکان مشاهده نمودار تماس‌های پاسخ داده شده، خروج با وقفه و تماس‌های از دست رفته به تفکیک هریک دپارتمان‌ها.
گزارشات صندوق صوتی
امکان دانلود پیام‌های صوتی موجود در پنل و دریافت گزارشات نموداری پیام‌های صوتی بررسی شده و بررسی نشده.
گزارشات نموداری تماس‌های ورودی
دریافت گزارشات نموداری از تماس‌های ورودی هفتگی و امکان مقایسه تماس‌های ورودی و تعیین روزهای شلوغ (پیک).
گزارشات نموداری تماس‌های خروجی
دریافت گزارشات نموداری از تماس‌های خروجی هفتگی و امکان مقایسه تماس‌های ورودی و خروجی سیستم طی ایام هفته.
امکان جستجوی پیشرفته پنل
دریافت گزارشات دقیق با فیلتر نمودن اطلاعات مورد نیاز بر اساس بازه زمانی، کد اپراتور، هریک از دپارتمان‌ها و...
عملکرد و بازدهی بهتر با نوین ویپ
هر سازمان و کسب و کار حرفه‌ای، به یک سیستم گزارش‌دهی حرفه‌ای همانند پنل گزارشات نوین ویپ نیاز دارد تا بتواند بر اساس گزارشات مدیریتی دقیق و هماهنگ با اهداف سازمانی، عملکرد و بازدهی مجموعه را ارزیابی نموده و با کنترل مناسب و اتخاذ تصمیمات به موقع جهت بهبود کیفی خدمات، به شمار مشتریان خود بیفزاید.
نوین ویپ، با ارائه خدمات تلفن گویا همچون ارائه مراکز تلفن نرم افزاری و سخت افزاری بر پایه VOIP، جامع‌ترین راهکار يکپارچه‌سازی سيستم تلفنی سازمان‌ها بر روی شبکه IP است.
اگر به دنبال راه‌حلی حرفه‌ای برای کنترل کیفیت و مدیریت پرسنل خود هستید، نوین ویپ، مناسب تمامی کسب‌و‌کارهایی است که به افزایش کیفیت خدمات و کاهش هزینه‌های خود فکر می‌کنند.
همین حالا برای دریافت مشاوره رایگان به سایت نوین ویپ به آدرس www.novinvoip.com مراجعه و یا با تماس با شماره 91029108_021 از تجارب کارشناسان مجموعه نوین ویپ بهره بگیرید.
