«با سلام ... برای ارتباط با واحد پشتیبانی عدد 1، امور مالی عدد 2، مدیریت عدد 3 ... را شماره‌گیری کنید».
حتما این پیام صوتی برای شما آشناست. اکثر شرکت‌های دنیا از تکنولوژی تلفن گویا (IVR) بهره می‌برند که امکان هدایت تماس‌ها و اتصال تماس‌گیرنده به اپراتور پاسخگو را فراهم می‌کند.
از آن‌جایی که تلفن گویا باعث صرفه‌جویی در هزینه و زمان صرف شده برای پاسخگویی به مشتریان مجموعه می‌گردد و نیاز مشتری به شیوه‌ای مناسب پاسخ داده می‌شود، در طولانی مدت موجب افزایش رضایت کاربر از مجموعه و شرکت شما می‌شود، اما تلفن گویا دقیقا چیست؟ آیا تلفن گویا برای هر شرکتی لازم است؟ چگونه کسب و کارها می‌توانند از آن استفاده کنند؟
تلفن گویا (IVR) چیست؟
تلفن گویا یک سیستم خودکار تلفنی است که خدماتی را مانند راهنمای صوتی تماس‌گیرنده، اتصال به داخلی‌ها، دریافت فکس، صندوق صوتی یا.... از طریق خط تلفن یا خطوط اینترنتی در اختیار کاربران قرار می‌دهد. اما استفاده از تلفن گویای ویپ (VoIP) که IVR نامیده می‌شود، چه مزایایی را به همراه دارد؟
مزایای استفاده از تلفن گویا
به صورت خلاصه مزایای استفاده از تلفن گویا را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
- افزایش سرعت در پاسخگویی به تماس‌ها از طریق ایجاد صف تماس؛
- افزایش دقت در پاسخگویی به تماس‌ها؛
- پاسخگویی 24 ساعته؛
- صرفه‌جویی در هزینه‌ها از طریق منشی دیجیتال و عدم نیاز به نیروی انسانی؛
- افزایش رضایت مشتری از طریق کاهش زمان انتظار و پاسخگویی سریع به کاربر؛
- دریافت فکس از طریق ایمیل و بدون نیاز به دستگاه فکس؛
- ضبط اطلاعات تماس بر حسب زمان و شماره برای پیگیری درخواست مشتری و تماس‌گیرنده؛
اکنون که مزایای تلفن گویا را با هم مرور کردیم، ممکن است این سوال در ذهن شما ایجاد شده باشد که آیا همه شرکت‌ها و کسب و کارها می‌توانند از این تکنولوژی بهره ببرند؟
کاربردهای تلفن گویا
کاربرد تلفن گویای ویپ در بخش‌های گوناگون کسب و کارها من جمله حوزه صندوق صوتی، سامانه پیگیری شکایت‌ها، نوبت‌دهی، نظرسنجی، اطلاعات هواشناسی، اطلاعات بازار سهام، مسابقه‌های تلویزیونی، پیگیری پست و... نمود دارد. به بیانی دیگر، این تکنولوژی بستری را برای همه کسب و کارها فراهم می‌کند تا مشتری جذب شده و رضایت خاطر وی فراهم گردد. بنابراین هر کسب و کاری به سامانه تلفن گویا نیاز دارد تا بتواند خدمات خود را بهتر به مشتریان ارائه دهد.
با خدماتی که مراکز تلفن گویا به کسب و کارها ارائه می‌کنند، می‌توانند در هزینه‌ها و زمان خود صرفه‌جویی کنند و رضایت مشتری را از خدمات خود افزایش دهند. در ادامه با همراه باشید تا به شما آموزش دهیم چه‌گونه میتوانید یک مرکز تلفن گویا برای کسب و کار خود تهیه و راهاندازی کنید؟
نصب و راهاندازی مرکز تلفن گویا
خدمات گوناگونی برای راهاندازی تلفن گویا وجود دارد که تمامی آنها ویژگی‌های متعددی مثل صف تماس، فیلتر کردن تماس‌ها، ایجاد صندوق صوتی و ... را ارائه می‌دهند. همچنین امکان ضبط تماس‌های ورودی و تهیه لیست از اطلاعات تماس نیز از دیگر خدمات آنها است.
نوین‌ویپ ارائه‌دهنده خدمات تلفن گویا است و می‌تواند سیستم معمولی مرکز تماس کسب و کار شما را به یک سیستم ویپ قدرت‌مند تبدیل کند تا از تمام امکانات یک مرکز تماس حرفه‌ای بهره ببرید. در ادامه این مقاله قصد داریم تا مراحل نصب و راهاندازی تلفن گویای ویپ و خدماتی که نوین ویپ در این حیطه ارائه می‌دهد را بیشتر معرفی کنیم. قطعا هزینه و امکانات هر مجموعه تاثیر به سزایی در انتخاب شما دارد پس پیشنهاد می‌کنیم که تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید تا بهترین انتخاب را داشته باشید.
تجهیزات موردنیاز مرکز تلفن گویا
قبل شروع کار، برای طراحی هر سیستم تلفنی نیاز به سخت‌افزاری داریم که تماس را از شبکه آنالوگ وارد شبکه ویپ کند. برای انتقال این تماس شما نیاز به یک دستگاه IP PBX دارید. این دستگاه، به زبان ساده رابط بین تماس‌گیرنده و داخلی موردنظر است که با مدیریت و انتقال تماس‌ها بر روی شبکه امکانات تلفن گویا را فراهم می‌کند.
نوین ویپ ارائه‌کننده این سخت‌افزار با قیمتی مناسب است. شما میتوانید با توجه به تعداد تماس‌های ورودی مجموعه خود دستگاه مناسبی را انتخاب کنید و با سنجش مدل‌های مختلف آن بهترین مرکز تلفن گویا را راه اندازی کنید. همچنین میتوانید قبل از خرید از مشاوره رایگان کارشناسان مجموعه نوین ویپ استفاده کرده و یا مستقیماً به فروشگاه نوین ویپ، مراجعه نمایید.
پس خریداری و نصب دستگاه، با طی مراحل زیر تلفن گویای مرکز شما راه اندازی و آماده استفاده می‌شود.
مرحله اول: دریافت شماره اختصاصی تلفن گویا
به منظور راهاندازی تلفن گویا، گام اول خریداری یک شماره تماس است. برای دریافت شماره‌های چندرقمی باید از اپراتورهای ایرانی کمک بگیرید. نوین ویپ نیز شماره تلفن‌های اختصاصی شهر خودتان را به شما واگذار می‌کند. برای دریافت خطوط ۴ و ۵ رقمی از مخابرات نیز میتوانید از راهنمایی کارشناسان نوین ویپ، استفاده کنید.
گام دوم: ایجاد منو و پنل تلفن گویا
در مرحله بعدی باید منویی برای تماس و هدایت کاربر ایجاد کنیم. این همان مرحله‌ای است که از تماس‌گیرنده درخواست می‌شود تا برای ارتباط با واحد پشتیبانی عدد 1 و برای ارتباط با مدیریت عدد 2 و... را شماره‌گیری نماید.
در این مرحله میتوانید پیام خوشامدگویی و منوهای گوناگون را برای هدایت تماس بسازید. همچنین میتوانید برای هرساعت از شبانه‌روز سناریو و پیام‌های گوناگونی را بارگذاری کنید. در این مرحله باید محتوایی را ایجاد کنید که برای کاربر خوانده شود. امکان استفاده از گوینده فارسی یکی از مزیت‌هایی است که نوین ویپ برای شما فراهم کرده است.
سپس باید تماس را مطابق با داخلی‌هایی که می‌خواهید کاربر به آنها متصل شود، هدایت و برنامه‌ریزی کنید. مثلا کاربر با فشردن شماره 1، به بخش بازرگانی متصل شود. نکته مهمی که در ایجاد تلفن‌های گویا باید درنظر بگیرید، احترام به زمان مخاطب است.
فراموش نکنید که ایجاد منوهای کاربری مختلف و تودرتو ممکن است موجب نمایش بزرگی مجموعه باشد، اما باعث سردرگم شدن کاربر در اعداد و ارقام و در نهایت نارضایتی وی شود. به همین منظور از ایجاد مسیرهای پیچیده خودداری کنید و تنها به مهم‌ترین بخش‌های شرکت بپردازید. در این مسیر میتوانید از متخصصان نوین ویپ برای طراحی و پیاده سازی سناریوی مرکز تلفن گویا (IVR) خود کمک بگیرید.
گام سوم: امکانات تلفن گویا
با نصب و راهاندازی مرکز تلفن گویا برای کسب و کار خود، از امکانات منحصر به فرد آن، بهره مند خواهید شد. لیست قابلیت‌های تلفن گویا برای کسب و کارها عبارتند از:
- موزیک انتظار؛
- قابلیت انتقال تماس‌ها؛
- بررسی جزئیات تماس؛
- ارسال پیامک به تماس‌گیرنده پس از پایان تماس؛
- ارسال و دریافت فکس؛
- شماره‌داخلی به صورت نامحدود؛
- ماژول صندوق صوتی هوشمند؛
تمامی این امکانات را میتوانید با توجه به نیاز کسب و کار خود به صورت کاملاً سفارشی‌سازی شده و پیشرفته، از نوین ویپ بخواهید. علاوه بر این شما میتوانید از ماژولهای اختصاصی شده گروه نوین ویپ، برای افزایش امکانات مرکز تماس خود نیز بهره‌مند شوید.
گام آخر: پشتیبانی
فراموش نکنید یکی از مسائلی که باید در نصب و راه اندازی مرکز تلفن گویا (IVR) به آن توجه داشته باشید، نوع پشتیبانی شرکت ارائه‌دهنده خدمات است. متخصصان نوین‌ویپ در هریک از مراحل بالا در کنار شما هستند تا هرگاه به مشکلی برخوردید، در اسرع وقت به شما کمک کنند.
در پایان باید گفت، شرکت‌های متعددی برای راهاندازی تلفن گویا وجود دارند، اما بهتر است در انتخاب هریک از آنها برای گرفتن خدمات تلفن گویا بر پایه VOIP دقت کنید. شرکتی را انتخاب کنید که ابتدا شما را راهنمایی کند تا با توجه به نیاز خود از خدمات آنها برای تهیه مراکز تلفن نرم افزاری و سخت افزاری برای سيستم تلفنی سازمان‌ها خود اقدام کنید تا هزینه زیادی صرف آن نکنید. همچنین به پشتیبانی و نوع پاسخگویی کارشناسان آن مجموعه نیز توجه کنید تا با صرف کمترین هزینه، بیشترین بازخورد را از تلفن گویای مجموعه خود دریافت کنید.
