بدون شک همه افراد در زمان خرید هر محصول در کنار توجه به مبلغ، کیفیت کار، امکانات و سایر موارد به ارائه خدمات پشتیبانی مناسب از طرف شرکت ارائه کننده نیز اهمیت می‌دهند. در مواردی که افراد حقوقی مانند شرکت‌ها یا مشتریان تجاری نیاز به پشتیبانی voip برای مرکز تماس (call center) خود داشته باشند، اهمیت این موضوع دو چندان خواهد شد زیرا شرکت‌ها با مشتریان زیادی سروکار دارند و چنانچه سیستم ویپ شرکت دچار مشکل شود، در مرکز تماس نیز اختلال ایجاد می‌شود و باید پشتیبان سیستم بتواند در سریع‌ترین زمان ممکن به رفع مشکل بپردازد.
بنابراین پس از راه‌اندازی سیستم ویپ مهم‌ترین نکته دارای اهمیت پشتیبانی مناسب شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ (voip) است. قطعاً برای هر شرکت و کسب‌و‌کاری مهم است که در صورت بروز مشکل در سیستم تماس خود بتواند با استفاده از خدمات پشتیبانی شرکت ارائه‌دهنده در سریع‌ترین زمان مشکل مرکز تماس خود را برطرف نماید.
در این مقاله قصد داریم تا به بیان مشکلات احتمالی در سیستم ویپ پرداخته و اهمیت پشتیبانی این سیستم را برای تمامی افراد و مراکز تجاری و غیرتجاری بیان کنیم.
خدمات پشتیبانی سیستم‌های ویپ
برای این که مفهوم پشتیبانی را بهتر درک کنیم و بتوانیم خدمات پشتیبانی سیستم‌های ویپ شرکت‌های مختلف را با هم مقایسه نمائیم. باید دید که خدمات پشتیبانی سیستم ویپ، شامل چه مواردی می‌گردد.
1. پشتیبانی از تغییرات مورد نیاز مشتریان
پس از راه‌اندازی مرکز تماس قطعاً بسته به نیاز مشتری و کسب‌و‌کار مورد نظر انجام تغییرات در تنظیمات سیستم مدیریت تماس از جمله موارد پر استفاده است. این تغییرات شامل تنظیم داخلیها، تنظیم صف پاسخگویی تماس، تنظیمات سناریوهای تماس، بارگزاری ویس برای تلفن گویا و موارد دیگری می‌گردد که بسته به نیاز مشتری باید تعیین گردد.
2. به روز رسانی سیستم
به روز رسانی سیستم تلفنی ویپ و نرم‌افزارهای مدیریت مرکز تماس، اضافه کردن ماژول‌های جدید و ارتقا امنیت از دیگر موارد مهم می‌باشد. که در بهبود کیفیت و عملکرد کال سنتر تأثیرگذار است.
3. بازدیدهای منظم
بازدیدهای منظم از تجهیزات و سیستم‌های نرم‌افزاری مرکز تماس به برقراری همیشگی کال سنتر کمک می‌کند.
4. تست‌های دوره‌ای
بسیاری از ایرادات که پس از گذشت زمان در طولانی مدت خود را نشان می‌دهند معمولاً در تست‌های دوره‌ای توسط کارشناس مربوطه مشخص گردیده و رفع می‌گردند.
5. رفع ایرادات
عیب‌یابی و رفع ایرادات بوجود آمده در سیستم تماس از دیگر خدمات پشتیبانی ویپ به حساب می‌آید. معمولاً به علل مختلف در مواردی سیستم‌های تماس با مشکلات مختلفی از قبیل اکو صدا، کیفیت بد صدا و مسیرهای اشتباه در تماس‌های ورودی و خروجی مواجه می‌گردند. رفع این ایرادات و مشکلات در اسرع وقت بسیار حائز اهمیت است.
در کنار موارد نام برده شده موضوعات دیگری از قبیل افزایش یا کاهش داخلی و تغییر نام آن‌ها، تغییر شماره تلفن تماس‌های ورودی و خروجی، تغییر «IVR» و کاهش یا افزایش منوهای تماسی نیز از خدمات پشتیبانی سیستم تماس ویپ (voip) به شمار می‌رود.
هزینه خدمات پشتیبانی ویپ (voip)
همیشه بررسی هزینه خدمات و پشتیبانی در کنار کیفیت ارائه خدمات کاری منطقی و عاقلانه است. همانطور که لزوماً همیشه ارزان‌ترین بهترین نیست، بالعکس این مورد نیز کم پیش نیامده است. بنابراین توجه صرف به هزینه خدمات پشتیبانی هرگز به نفع شرکت‌ها و سازمان‌های استفاده کننده از سیستم های ویپ، نخواهد بود و باید به هزینه درازمدت اندیشید.
همچنین با توجه به نیاز بسیاری از مشتریان به کار مرکز تماس بدون ایجاد اختلال علی الخصوص در مواقع پیک تماس، انجام سریع خدمات و رفع مشکلات بوجود آمده بسیار مهم است.
یکی از بهترین روش‌های پشتیبانی که توسط شرکت نوین ویپ ارائه می‌گردد، ارائه خدمات از راه دور یا پشتیبانی ریموت است. با این روش کارشناسان نوین ویپ در اسرع وقت و در کمتر از چند دقیقه موفق به عیب‌یابی و رفع مشکل سیستم شده و به بهترین شکل ممکن به نیاز مشتریان پاسخ می‌دهند.
کلام آخر
قطعاً قبل از سفارش نصب و راه‌اندازی سیستم ویپ بررسی موارد عنوان شده می‌تواند در تصمیم‌گیری نهایی افراد برای خرید ویپ موثر باشد.
مشاوره با کارشناس با تجربه در زمینه راه اندازی و خرید تجهیزات ویپ، به هر کسب و کاری کمک می‌کند تا با طرح دغدغه‌ها و مشکلات و نیازهای سازمانی خود، راه‌حل‌ها و اطلاعات دقیقی دریافت و از هدررفت منابع جلوگیری کند.
نوین ویپ، با ارائه خدمات تلفن گویا بر پایه VOIP، همچون ارائه مراکز تلفن نرم افزاری و سخت افزاری، جامع‌ترین راهکار يکپارچه‌سازی سيستم تلفنی سازمان‌ها بر روی شبکه IP است. این سامانه، مناسب تمامی کسب‌و‌کارهایی است که به افزایش کیفیت خدمات و کاهش هزینه‌های خود فکر می‌کنند.
