ظهور اینترنت در عصر حاضر، ارتباطات و شیوههای زندگیمان را به چالش کشیده است. بدون شک کسب و کارها از تحولات عصر جدید بینصیب نمانده و چالشها و تغییرات متعددی را در این حوزه تجربه کردهاند. یکی از این تحولات مهم جایگزینی سیستمهای سانترال با شبکههای تلفنی است که از طریق بستر شبکه کار میکند و اصطلاحا «ویپ» نامیده میشود.
همانطور که میدانیم مراکز تماس یا کال سنترها، یکی از بخشهای مهم و حساس عملیاتی در بسیاری از سازمانها و شرکتها محسوب میشود و تجربه مشتری در تعامل با این بخش، نقش مهمی در رضایت وی از خدمات خواهد داشت.
مزایایی که ویپ در اختیار مرکز تماس سازمانها و کسبوکارها قرار میدهد منجر به ارائه خدمات بهتر شده و در نهایت به کسب رضایت مشتری میانجامد. در این مقاله قصد داریم تا ویپ را بیشتر معرفی کنیم و مزایا و کاربردهای آن را در مراکز تماس حرفهای بگوییم.
ویپ (Voip) چیست؟
اولین قدم در شناخت هر چیز دانستن تعریف آن است. ویپ یا انتقال صوت از طریق شبکه () به سیستمی اطلاق میشود که تماسهای صوتی را از طریق اتصال شبکه هدایت کند. در سیستمهای سانترال تماسها از طریق خطوط مخابرات منتقل میشد، اما با ظهور شبکه و اینترنت و تحول در شیوههای ارتباط، سیستمهای سانترال به مرور از جایگاه خود کنارهگیری کردند و جای خود را به تجهیزات ویپ برای راه اندازی مراکز تماس هوشمند، دادند.
سیستم ویپ، به شما این امکان را میدهد تا با هر خط تلفنی در جهان، ارتباط برقرار کنید و هیچ محدودیتی در این زمینه ندارد. ویپ که از فناوری دیجیتال استفاده میکند این روزها اهمیتی زیادی برای کسب و کارها پیدا کرده است. اما مزایای ویپ چیست و چگونه میتوانیم در مراکز تلفن حرفهای از آن استفاده کنیم؟
امکانات و مزایای ویپ برای مراکز تلفن حرفهای
سیستم های تلفنی VoIP نسبت به مراکز تلفن سنتی پایدارتر هستند و انعطاف بالاتری دارند. فناوری VoIP همچنین میتواند در مواردی ارزانتر از سیستم تلفن دیجیتال و یا آنالوگ باشد. در ادامه با مزایای بیشتری از سیستمهای ویپ، آشنا میشویم.
صرفه جویی در هزینهها
یکی از مهمترین عوامل انتخاب یک گزینه از میان هزاران گزینه روی میز، هزینه و بهایی است که باید برای آن پرداخت کنیم. در مقایسه با خطوط سانترال، ویپ تا هفتاد درصد میتواند در هزینههای شرکت صرفهجویی کند. این موضوع که یکی از دلایل مهم محبوبیت ویپ است به صورت مستقیم و غیرمستقیم به کاهش هزینهها کمک میکند.
الف) شیوههای مستقیم
هزینههای سختافزاری
شما برای راهاندازی مرکز تماس سانترال نیازمند دستگاههای مخصوصی هستید که اصطلاحا PBX نامیده میشود. این قطعه تلفنهای ثابت در یک دفتر را به یکدیگر متصل میکند و برای هر منشی پشت تلفن، باید از این دستگاهها خریداری کنید.
PBX نسبتا گران است و در حجم زیاد هزینهبر است. اما شبکههای ویپ این نیاز سختافزاری را از بین میبرد زیرا تلفنها را از طریق خطوط اینترنت به یکدیگر متصل میکند.
این خطوط که به نام سیپ ترانک شناخته میشود استانداردی جهانی برای انتقال صوت و تصویر است که محدودیتهای فیزیکی خطوط نسل قدیم را به طور کامل حذف میکند.
سیپ ترانک با کاهش و تبدیل چند خط آنالوگ به یک ارتباط مجازی بر بستر اینترنت، باعث کاهش هزینهها شده و دیگر نیازی به سختافزار، سیمکشی و باکسهای تلفنی حجیم نیست.
خطوط مخابرات
در خطوط مخابرات و تلفنهای سانترال معمولا دادهها در صف گیر کرده و ایجاد ترافیک میکرد و کاربر با بوق مشغولی روبهرو میشد. برای رفع این نیاز شرکتها ناچار بودند که دهها خط مخابراتی خریداری کنند که موجب افزایش هزینهها میشد، اما در سیستم ویپ، هنگام روبهرویی با ترافیک، سیستم تلفن، تماس ها را بر روی خطوط جدید انتقال داده و مانع از بوق مشغولی میگردد.
این کار رایگان بوده و هزینهبر نیست. همچنین دیگر نیازی نیست تا برای هر داخلی شرکت شماره منحصر به فرد آن را خریداری کنید زیرا ویپ به صورت نامحدود شماره داخلی در اختیار شما قرار میدهد.
هزینههای تماس
آمارها نشان میدهد که مشاغل با استفاده از ویپ میتوانند هفتاد تا نود درصد در هزینههای خود صرفهجویی کنند. هزینه سرویسهای مخابرات تقریبا دو برابر ویپ است که برای مشاغلی که در سطح جهانی فعالیت کرده و مراکز تلفنی پیشرفته دارند بدون کاربرد و هزینهبردار است.
هزینههای جانبی
سرویس ویپ سایر هزینههای جانبی و استهلاک محصولات را نیز کاهش میدهد. در سیستم سنتی شما ناچار به پرداخت مالیات، هزینه تعمیر و نگهداری هستید. در حالی که هزینههای ویپ تنها شامل پرداخت مبلغی اندک به سرویسهای اشتراکدهنده است که تقریبا یک چهارم هزینههای سانترال است.
ب) شیوههای غیرمستقیم
دورکاری کارمندان
انتقال خطوط سانترال به ویپ به شرکتهای بزرگ اجازه میدهد تا بخشی از مشاغل خود را به صورت دورکاری تعریف کنند و از این طریق در هزینههای خود کاهش دهند. مزایای ویپ برای شرکتها و مشاغل دورکار و مدیریت مجموعه از راه دور، بسیار زیاد است.
این امکانات شامل صف انتظار، تماس ویدئویی فوری، برقراری کنفرانسهای صوتی و تصویری و... است. شما برای پرسنل دورکار خود نه تنها نیازی به تهیه بیمه، مکان فعالیت و تجهیزات و ابزارآلات ندارید؛ بلکه بهرهوری کارمندان از طریق انتخاب ساعات کاری و محل کار نیز تا حد قابل توجهی افزایش پیدا میکند.
منشی دیجیتال
اگر گذرتان به مراکز تلفنی سنتی خورده باشد میبینید که دهها میز کنار یکدیگر چیده شده و نیروهای انسانی به صورت فشرده و در همهمه بسیار مشغول پاسخگویی به تلفن هستند. اگر شما هم هنوز از سیستم سانترال استفاده میکنید ناچارید که ماهانه حقوق نیروی انسانی را پرداخت کنید و اگر نیروی جدیدی اضافه کردید باید برای فضای کاری جدید و ملزومات اداری میلیونها تومن پرداخت کنید.
در حالیکه یکی از امکانات سیستم تلفنی ویپ،منشی دیجیتال رایگانی است که نه حقوق نیاز دارد و نه تجهیزات و ملزومات اداری. منشی دیجیتال به صورت خودکار تماسهای دریافتی با شرکت را هدایت میکند و کاربر را سریع به داخلی موردنظر متصل میکند.
امکانات رایگان
سیستمهای ویپ امکانات فروانی دارند که به رایگان در دسترس هستند. این امکانات شامل انتقال تماسها، صف انتظار، تلفن گویا، ایجاد داخلیهای متعدد و ... است. این در حالی است که در سیستمهای سنتی باید برای هر یک از این امکانات هزینه جداگانهای پرداخت کنید تا مرکز تلفن شما مجهز شود. در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا با این ویژگیهای منحصر به فرد و رایگان ویپ آشنا شوید.
هدایت تماسها و صندوق صوتی
تکنولوژی ویپ به شما امکان دسترسی و هدایت تماس را میدهد. این یکی از ویژگیهایی است که ممکن است در نگاه اول نادیده گرفته شود اما در مقایسه با سیستم سانترال، مزیت آن به خوبی مشخص میشود. اگر مشتری با شما تماس بگیرد و شما در دفتر حضور نداشته باشید، ویپ میتواند تماس را به همکار شما یا گوشی همراه یا تلفن خانه شما هدایت کند.
بدین گونه میتوانید با خیال راحت در هر جایی از دنیا به تلفن دفتر کار خود دسترسی داشته باشید و دیگر نیازی به حضور فیزیکی شما در دفتر نیست، اما اگر تمایلی به دریافت تماس در خارج از ساعات کاری نداشتید چه؟ ویپ امکانی به نام صندوق صوتی دارد که کاربر از طریق این گزینه میتواند پیام خود را به صورت صوت برای شما ایمیل کند. همچنین همراه با این پیام، تمامی اطلاعات تماسگیرنده نیز ثبت میشود تا هر زمان که شما خواستید با او ارتباط برقرار کنید و مشکلش را رفع کنید.
انعطافپذیری بالا
تصور کنید که مجموعه شما در پنج شهر ایران شعبه دارد. اگر از سیستمهای سنتی استفاده کنید ناچارید که برای هر شرکت یک خط اختصاصی خریداری کنید و در تبلیغات خود، هر شماره را بنویسید.
اگر مجموعه شما گسترش پیدا کند شماره تماسها هم زیاد شده و فقط موجب سردرگمی میشود. اما شما با خرید تلفن ویپ و استفاده از خدمات آن میتوانید از یک شماره ثابت، اما با پیششماره مخصوص هر شهر استفاده کنید. به عبارتی دیگر همه مجموعه شما یک شماره تماس دارد اما تفاوت آنها در پیششماره شهر است.
تلفن گویا
تلفن گویا یک سیستم خودکار تلفنی است که با مخاطبین در تعامل بوده و اطلاعات مورد نیاز هر مشتری را در اختیارش قرار میدهد. تلفن گویا برای مجموعههای بزرگ بسیار مفید است، زیرا تماسگیرنده دیگر با بوق مشغولی مواجه نمیشودT بلکه در صف منتظر میماند تا نوبتش شود. تلفنهای گویا با پخش آهنگ انتظار و تخمین زمان صف، میتوانند انتظار را برای کاربر آسانتر کند.
همچنین تلفنهای گویا توانایی دسترسی به پایگاههای اطلاعاتی بهروز را دارند و اگر کاربر نیاز به دانستن اطلاعات خاصی مانند ساعات کاری شرکت، زمان پخش تئاتر یا فیلم، نوبتدهی مراکز درمانی و ... داشتهباشد میتواند با راهنمایی طریق منشی دیجیتال این نیاز را رفع کند.
امنیت بالا
برای کسب و کارهای بزرگ بسیار اهمیت دارد که اطلاعات کاری آنها مخفی بماند. تلفنها سنتی به راحتی قابل هک کردن بودند و هرکسی به راحتی میتوانست به اطلاعات تماس و رابطهای کاربر و مدیریت دسترسی داشته باشد.
همچنین از طریق تلفن سنتی ممکن بود افراد در قالب کارمند شرکت تماس برقرار کنند و تمامی اطلاعات محرمانه را دریافت کنند، اما ویپ دارای پروتکلهای رمزگذاری استاندارد بوده و امنیت شغلی مجموعه شما را تامین میکند. این تکنولوژی با رمزگذاری و تشخیص هویت تهدیدهای امنیتی را کاهش میدهد و سرویسهای خدمات ویپ به صورت شبانهروزی این امنیت را تامین میکنند.
برگزاری کنفرانسهای تصویری و صوتی
یکی دیگر از امکانات ویپ، برقراری ارتباط گروهی است. حتما تا کنون از اپلیکیشنهایی مانند واتساپ یا اسکایپ استفاده کردهاید. این برنامهها خود از سیستم تلفنی ویپ استفاده میکنند میتوانند تماسهای چند نفره برقرار کنند.
شبکه ویپ همین امکان را برای مجموعههای بزرگ نیز فراهم کرده است و با پروتکل همگرایی ارتباط، شما میتوانید با کارمندان خود با کیفیت تصویر و صوت بسیار عالی ارتباط برقرار کنید و آموزشهای لازم در خصوص کار را به آنها بدهید.
در این زمینه، ویپ امکان اشتراکگذاری اسناد، تصاویر و فیلمها را به شما میدهد و همانند یک کنفرانس یا کلاس درس واقعی میتوانید آموزش از راه دور برقرار کنید. این ویژگی برای کاربران دورکاری که امکان حضور فیزیکی ندارند یا در زمانهایی که قرنطینه عمومی به علت همهگیری بیماری برقرار میشود بسیار مفید است.
اطلاعات تماس
روزانه تماسهای بسیاری با مجموعههای بزرگ و پیشرفته گرفته میشود. ثبت همه این تماسها از توان سیستمهای سنتی خارج است، اما ویپ توانایی ضبط تماس و اطلاعات تماسگیرنده را دارد. با این قابلیت شما میتوانید به اطلاعات کاربر یا مشتری خود دسترسی داشته باشید و برای رفع مشکلش با او تماس بگیرید.
تعامل پویا با مشتری
یکی از قابلیتهای سیستم دیجیتال ویپ امکان برقراری ارتباط 24 ساعته با مشتری است. ویپ از خطوط اینترنتی برای برقراری ارتباط استفاده میکند و به همین خاطر محدودیت مکانی و زمانی ندارد. شما میتوانید از هر نقطهای در دنیا با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید. همچنین اگر خارج از ساعات اداری هستید، میتوانید تلفن را به گونهای تنظیم کنید که کاربر با تلفن همراه یا منزل شما متصل شده و از پشتیبانی 24 ساعته برخوردار شود.
تعمیر سریع
همانطور که در ابتدای این مقاله گفتیم شیوه سنتی ارتباط نیازمند سختافزارهایی است که بسیار هزینه بر بود. اگر این تلفنها دچار مشکل میشد تعمیر آنها چند روز تا چند هفته به طول میانجامید. این بازه زمانی معمولا آسیب جدی به مراکز تلفنی بزرگ و پیشرفته وارد میکرد.
خرابی سیستمهای ویپ اغلب به صورت نرمافزاری بوده و از راه دور در عرض چند دقیقه برطرف میشود. از سویی دیگر ارائه دهندگان خدمات ویپ به صورت آنلاین و با برنامههای پیشرفته به صورت شبانهروزی از خطوط تلفنی اینترنتی نظارت و نگهداری میکنند بنابرین امکان خرابی یا معطل شدن بسیار اندک است.
سخن آخر
ویپ دامنه گستردهای از مزایا و امکانات را برای شرکتهای تجاری و مراکز تلفن پیشرفته فراهم میکند. این فناوری در کنار اینکه بهرهوری و راندمان کاری را افزایش میدهد، میتواند به صوت چشمگیر هزینههای جاری کسب و کارها را نیز کاهش دهد.
وقت آن رسیده تا با دانستن دلایل برتری ویپ به سانترال در مراکز تماس، از سیستمهای تلفن سنتی و سانترال خود دست بکشید و به سراغ گزینههای جدید ارتباطی بروید. سیستم ویپ کارایی، اتصال و بهرهوری مجموعه شما را متحول میکند. هدف نوینویپ نیز ایجاد تحولی شگرف در مشاغل و مراکز تلفن کسب و کارها با استفاده از فناوری ویپ است.
نوین ویپ به شما کمک میکند تا سیستمهای سنتی مراکز تماس خود را با کمترین هزینه و اختلال، به تکنولوژی ویپ ارتقا دهید. برای کسب اطلاعات بیشتر و استفاده از خدمات منحصر به فرد نوین ویپ در زمینه نصب و راه اندازی مراکز تلفن نرم افزاری و سخت افزاری و دریافت جامعترین راهکارهای يکپارچهسازی سيستم تلفنی سازمانها بر روی شبکه IP، با شمارهگیری 910291-8_021 از مشاوره رایگان کارشناسان نوین ویپ، بهره بگیرید.